Het is nu vijf jaar dat ik mijn eigen kantoor heb en het Midden- en Kleinbedrijf help bij hun administratie. In die tijd kreeg geen van mijn klanten een belastingcontrole, iets dat bijna niet te geloven is. In de media las ik dat de belastingdienst in 2013 en 2014 een flink aantal mensen heeft aangenomen om de belastingcontrole bij het MKB te intensiveren. En dat merk ik in mijn praktijk: Tot nu toe (1 mei 2014) zijn er al twee aangekondigd.
De aankondiging in de bus
Uiteraard bespreek ik altijd met mijn cliënten de eisen die er vanuit de belastingdienst worden gesteld en welke regels er zijn voor aftrekposten. Dat is een vast onderdeel van mijn werk en staat los van wel of geen controle. Afgelopen winter volgde ik weer een cursus om de kennis op te frissen. Altijd fijn en het komt mij nu weer goed van pas. Niet alleen bij het begeleiden van mijn klanten in een toch wat spannend moment, maar ook om jou met een column vol tips, voor te bereiden op zo’n controle als je die krijgt. De lijst kan nog veel uitgebreider zijn, maar ik richt me tot de Eenmanszaken zonder personeel. (ZZP).
Tips en voorbereiding
Wees vriendelijk en maak het de controleur gemakkelijk. De controleur zal vragen stellen over de verschillende onderdelen van je onderneming en administratie. Zorg dat alles in één oogopslag te vinden is en niet nagerekend hoeft te worden. Door alle informatie van tevoren al bij elkaar te zoeken verloopt de controle makkelijker en sneller.
Ondernemersaftrek
Genoot je ondernemersaftrek? Dan wil de controleur weten of jij voldoet aan de fiscale eisen van het ondernemerschap en zal dan vragen stellen over
– Jouw ondernemerschap:
Hoe maak je reclame voor jezelf? Hoe vinden je klanten jóu? Hoeveel klanten heb je? Hoeveelverkoopnota’s heb je uitgeschreven? Hoeveel offertes heb je uitgebracht, los van het feit of ze al of niet gehonoreerd zijn-
– Jouw investeringen en risico’s
Wat heb je zelf in je bedrijf geïnvesteerd? Loop je risico die investeringen te verliezen? Heb je te maken met het debiteurenrisico omdat je producten ‘op rekening’ aan klanten levert en je kans loopt met een onbetaalde rekening achter te bllijven? Wie is verantwoordelijk als je een fout maakt? Moet jij de opdrachten persoonlijk uitvoeren of mag je een ander inschakelen als jij dat nodig vindt?
Urenadministratie
Elke ondernemer, met of zonder personeel, moet kunnen aantonen in het betreffende kalenderjaar minstens 1225 uur te hebben besteed aan het bedrijf. Als daar nauwelijks omzet tegenover staat, heb je iets uit te leggen. In een opstartfase van je bedrijf is dat vaak wel te doen.
Hoe toon je die uren aan? Met een urenlijst in Excel, een tool waarin je je uren bijhoudt of anders. Dit urenoverzicht dien je te ondersteunen met je agenda. Je bonnen vertellen ook wanneer je waar was. En natuurlijk moet dat overeenkomen met je kilometerdeclaratie. Klopt dat met elkaar? Als de controleur één en ander niet vertrouwt, zijn dat dingen waar hij/zij naar kan kijken. Eén ding staat in ieder geval als een paal boven water: de controleur heeft het bijna altijd in de gaten als je de urenverantwoording achteraf hebt gemaakt. Heb je nog nooit een urenadministratie bijgehouden? Dan is dit een goed moment om er mee te beginnen!
Aangifte inkomstenbelasting en winst uit je onderneming
Je moet de aangifte inkomstenbelasting voor wat betreft de winst uit je onderneming kunnen onderbouwen met verschillende onderdelen:
– Het balansdossier. Als je boekhouder zijn/haar vak verstaat, bevat dat dossier alle gegevens die nodig zijn, zoals de kolommenbalans, alle kopieën van de BTW-aangiften, je debiteuren- en crediteurenlijst en de onderbouwing van de overige schulden en vorderingen.
– De facturen en bonnen natuurlijk. Zorg dat alles op volgorde ligt, zodat het makkelijk terug te vinden is. (naar keuze chronologisch, alfabetisch of boekstuknummer).
De belastingcontroleur beoordeelt het zakelijk karakter van je uitgaven. Huurde je een boot en ging je ermee op stap met een klant? Jammer, dat is geen aftrekbare uitgave. Ook de horeca-uitgave in het weekend aan het strand is een dubieuze post. Hotels? Dan zal er correspondentie zijn waaruit het zakelijk karakter blijkt. Bijvoorbeeld vanwege een cursus. Zoek die informatie erbij en zorg dat het klaar ligt.
En dan is het zover: de controle!
De controle moet plaatsvinden op de locatie waar de boekhouding zich bevindt. Dit kan op het kantoor van je boekhouder zijn en dan hoef je niet per se zelf bij de controle te zijn. Is de controle op je eigen kantoor of bij je thuis? Dan is het een goed idee je boekhouder te vragen aanwezig te zijn. Vooral om de aansluiting tussen kolommenbalans en de btw aangiften aan te tonen is een uitleg soms nodig. Vraag je boekhouder wel van tevoren wat dat kost. De laatste controle die ik begeleidde duurde slechts een uur. Persoonlijk vind ik dat dat voor een redelijke prijs moet kunnen omdat er al eerder verdiend is aan de aanleg van onder andere het balansdossier.
Als je alles op deze manier voor elkaar hebt, kun je de controle met een gerust hart tegemoet zien.
En ik ben natuurlijk nieuwsgierig: heb jij al een belastingcontrole gehad? Help anderen door hieronder te reageren en vertel hoe dat verliep.