Eén van de eerste dingen die je moet doen als startende ondernemer, misschien nog eerder dan je inschrijven bij de Kamer van Koophandel, is nadenken over hoe je je administratie wilt en kunt voeren. Iets waar de meesten zich echter liever niet mee bezig houden: als je begint met ondernemen, besteed je liever je tijd en energie aan je bedrijf en niet aan het nadenken over cijfertjes en allerlei regels.
Maar als je wilt profiteren van bijvoorbeeld fiscale voordelen, heb je aan het eind van het jaar een balans met verlies- en winstrekening nodig. Als eenvrouwszaak met een administratiekantoor wil ik in mijn columns laten zien dat je administratie bijhouden lang niet zo ingewikkeld of vervelend is als je zou denken.
Stap 1: De Bank voor je rekening
Zodra je bij de Kamer van Koophandel bent geweest, ga je natuurlijk met het inschrijvingsbewijs en je legitimatie naar de bank van jouw keuze. Daar open je een zakelijke bankrekening op naam van je bedrijf. Let goed op: niet iedere bank hanteert daar dezelfde tarieven voor. Zo berekent één van de grotere banken je geen kosten als starter in het eerste jaar. Makkelijk bespaard en mooi meegenomen, toch?
Stap 2: De Kantoorboekhandel voor je archief
Dan door naar de kantoorboekhandel om een ordner met een set tabbladen te kopen. Vergeet niet om een kassabon met BTW te vragen op naam van je bedrijf. Je hebt tenslotte nog geen pinpas om van je zakelijke rekening te betalen. En thuis of op je nieuwbakken kantoor begint vervolgens je boekhoudavontuur: het indelen van je administratie. Maak een tabblad voor de verkoopfacturen. Eén voor de inkoopfacturen. Eén voor de kasbewijzen van zaken die je contant betaalt of ontvangt. Eén voor de bankafschriften. En één voor de BTW aangiften.
Digitale opslag en/of papier
Natuurlijk kun je deze ordner ook digitaal maken en opslaan. Toch ben ik persoonlijk een voorstander van papier. Het gaat per slot van rekening om bewijsstukken die je nog jaren moet bewaren en kunnen overleggen. Je bankafschriften zijn bij de meeste banken maar anderhalf jaar lang te downloaden. Daarna kun je ze alleen tegen betaling van veel kosten opvragen. Makkelijk te besparen, dus! Een tweede punt: computers gaan stuk en bestanden verloren. Ja, een back-up … Ook bij grote bedrijven met prachtige ICT-afdelingen wordt er schade geleden ondanks backups. Wil je gemak verenigen met veiligheid, doe dan allebei: digitaal én papier.
Stap 3: Het Boekhoudsysteem voor je financiële overzicht
Dan is het tijd om je administratie in te voeren in een boekhoudsysteem. Je kunt ervoor kiezen Excel te gebruiken als je daar enige ervaring mee hebt of dat snel kunt leren. Op dezelfde manier als je ordner maak je bladen aan die aansluiten bij de inhoud van die ordner. Maak in totaal zeven kolommen aan voor ‘datum’, ‘naam klant of leverancier’, ’totaal bruto bedrag’, ‘netto bedrag’, ‘btw hoog’, ‘btw laag’ en ‘omschrijving van kosten’.
Die kosten kun je vervolgens verdelen in groepen: A) Omzet of verkoop en B) Directe kosten van de verkoop. Dit zijn kosten die je maakt voor die omzet. Bijvoorbeeld je verkoopt schoenen(A) en die koop je ergens in (B).
Dan volgen de kostengroepen die je nodig hebt om je bedrijf te kunnen voeren. De belangrijkste daarvan zijn C) algemene bureaukosten, D) verkoop- en representatiekosten en E) reis- en verblijfkosten. Als je dingen fabriceert dan heb je ook nog de F) Productiekosten voor materialen en werk door derden. Soms koop je zaken in die je op voorraad moet houden. G) Voorraad dus.
‘Help, ik geef het op’ of ‘joepie’…
Volg je het nog? Krijg je al zin om aan de slag te gaan? Of krijg je het nu ter plekke Spaans benauwd? In mijn klantenkring komen alle gradaties voor: enthousiastelingen die het vak helemaal snappen en mensen met rode stressvlekken in de nek bij de gedachte aan adminstratie alleen al. Zoals bijvoorbeeld Jasmijn, onderneemster met een goedlopend bedrijf. Zij raakt nog net niet in blinde paniek als ze zich met de boekhouding moet bezig houden. Als we die stress bespreken en ze zegt: ‘Het feit dat ik eens in de maand bij jou mag komen maakt het draaglijk’, weet ik nog beter waarom ik van mijn werk houd.
…hoe dan ook: een boekhouder is onmisbaar!
En dan wordt het echt tijd om een boekhouder te vinden om, indien nodig, je BTW-aangiften te doen en je boekhouding aan het einde van het jaar af te sluiten. Je hebt bijvoorbeeld je balans met Verlies en Winstrekening nodig (Balans met V&W) om te weten of je goed hebt gedraaid. Als je alles goed hebt geregistreerd, hoeft het je niet meer dan een paar honderd euro te kosten om zo’n financieel verslag te laten opstellen. Zeker als het je lukt om al je kosten vanaf je zakelijke bankrekening te betalen en er weinig privé-uitgaven tussen zitten.
Mijn advies: ga in een vroeg stadium op zoek naar een boekhouder, zodat je een weloverwogen keuze maakt met wie je in zee gaat en –als je zelf alle data wil invoeren- welke software je gaat gebruiken. Als je dat ruim van tevoren regelt, heb je voor jaren een trouwe vriend of vriendin die als een collega naast je staat bij het voeren van je bedrijf.
Je kunt meer te weten komen via deze handige link: handboek ondernemen 2015.