Je bent de afgelopen maanden vast bezig geweest met het uitzoeken van allerlei financiële gegevens om bij je boekhouder aan te leveren voor de befaamde Balans met Verlies en Winstrekening over het afgelopen jaar. Zoals ik de vorige keer al vertelde, heeft elke ondernemer deze ‘V&W’ nodig. Waarom? Allereerst omdat het moet: de belastingdienst eist het. Maar…het geeft jou ook inzicht in de financiële staat van je onderneming. In de V&W kun je aflezen hoeveel je nu eigenlijk hebt verdiend.
Maar hoe komt die rekening tot stand? Hoe komt je boekhouder aan al die bedragen? Het banksaldo herken je, dat is het bedrag dat op de bank staat. Maar verder lijkt het allemaal abacadabra. In deze column verklaar ik de verschillende technische termen, zodat je als ondernemer genoeg kennis hebt om de balans te lezen. Uit de balans blijkt per slot van rekening of jouw vermogen door de jaren heen groeit of krimpt. Je ziet of de schulden en het vermogen nog in verhouding tot elkaar staan, hoeveel je aan leveranciers en de belastingdienst schuldig bent en hoeveel je klanten jou nog schuldig zijn.
ACTIVA
Laten we het eerst hebben over de ‘positieve’ kant van de Balans: de activa. Onder de activa worden alle dingen genoemd die je als ondernemer bezit. En die activa kun je onderverdelen in drie groepen: inventaris, liquide middelen en vorderingen. Wat valt onder deze verschillende noemers?
- Inventaris Dit zijn computers en andere zaken die je kocht, die elk meer kostten dan 450 euro en die langer dan een jaar te gebruiken zijn. Van elk gekocht item kun je per jaar maximaal 20% van de kosten afschrijven. Zo wordt een computer van 1000 euro elk jaar 200 euro minder waard. Die 200 euro zijn jaarlijkse kosten die van je winst afgaan.
- Liquide middelen Dit zijn de tegoeden op de bank en het geld dat je in kas hebt.
- Vorderingen Binnen deze groep kun je verschillende type vorderingen onderscheiden:
Debiteuren: De facturen die je het afgelopen jaar stuurde naar je klanten en die zij nog moeten betalen.
Nog te ontvangen bedragen: De formulering zegt het al: iemand is je nog geld schuldig. Bijvoorbeeld een klant aan wie je iets leverde en aan wie je nog geen factuur hebt gestuurd. Dit geldbedrag hoort wel bij je inkomsten, ook al stuurde je die rekening nog niet. Je hebt een vordering op die klant.
Vooruitbetaalde kosten: Stel, je schrijft je in voor een evenement dat pas in het nieuwe jaar plaatsvindt en je betaalt alvast je deelname. Daarmee heb je een vordering op de evenementenorganisatie totdat het evenement is geweest. De kosten gaan van de winst af in het jaar dat de cursus plaatsvond en niet in het jaar dat je betaalde.
PASSIVA
Onder ‘passiva’ vallen alle dingen die je niet hebt. Je schulden. En dan denk je dat je een beetje mal bent. Want kijk …. daar staat het kapitaal van de onderneming. Dat is toch geen schuld? Ja, dat is het wel! Het is jouw privé-geld dat in de onderneming is gestoken. Het is een schuld van het bedrijf aan jou als persoon. Zo vind je onder de passiva:
- Kapitaal Uiteraard het eigen kapitaal en, indien van toepassing, het vreemd kapitaal ofwel geld dat je als ondernemer leent bij anderen. Het kapitaal bereken je als volgt: wat stond er per 1 januari? De prive opnamen eraf en de prive stortingen erbij. Dan heb je het eindkapitaal per 31 december. In een later stadium kan je winst daarbij geteld geworden.
- Schulden de schulden kun je weer onderverdelen in groepen:
Crediteuren: De rekeningen die je in het afgelopen jaar ontving en nog niet hebt betaald. Die kosten gaan toch van je winst af, want ze betreffen het voorbije jaar. (Als de levering of dienst tenminste in het vorig jaar was. Anders is het een vooruitbetaalde rekening. Zie bij de Activa).
Nog te betalen bedragen: Alles wat je per 31 dec. nog moet betalen maar waarvoor je nog geen factuur hebt ontvangen. Je weet bijvoorbeeld dat je boekhouder in het volgend jaar nog een factuur zal sturen voor het opstellen van je jaarcijfers. Het bedrag dat je verwacht te moeten betalen komt hier te staan en gaat van de winst af.
Vooruit ontvangen bedragen: Het evenement dat je organiseert en waar je al betalingen voor ontving. Zolang het evenement niet heeft plaats gevonden ben je dit geld schuldig aan de afnemers. De inkomsten worden pas winst in het jaar waarin het betreffende evenement plaatsvindt en niet in het jaar dat je het geld ontving.
Af te dragen BTW: De aangifte over het vierde kwartaal van het voorbije jaar die je in januari stuurde en betaalde. Ook dat is een schuld, tenzij je geld terug krijgt. In dat geval komt het bedrag natuurlijk aan de andere kant van de balans te staan.
En als je de bedragen aan beide kanten optelt dan is, als alles goed is gegaan, het verschil je winst of verlies in dat jaar.
Heb je wel eens eerder een poging hebt gedaan de geheimen van je balans te doorgronden? En hoe verliep dat? Laat me het weten door te reageren op dit artikel. En natuurlijk zal ik eventuele vragen graag beantwoorden!
1 reactie