Je herkent het vast. Elke ochtend lijkt je mailbox weer uit te puilen met berichten. Mailtjes van klanten. Mailtjes over projecten waar je aan werkt. Nieuwsbrieven waar je je ooit op abonneerde. Berichten die volgen op informatie die je ooit aanvroeg. Social media notificaties. En meer. Zo’n volle mailbox kan behoorlijk wat van je tijd opslurpen. Terwijl je die tijd liever aan andere dingen besteedt.
Toch zijn er manieren om op een handige manier snel door zo’n volle mailbox heen te gaan. Zonder dat het je extra energie, stress of tijd kost. Björn Deusings deelt in zijn boek ‘Elke dag om 15.00 uur klaar’ tips om voortaan in no time je mail weg te werken.
OHIO-methode
Basisregel is dat je je mailbox nooit als opslagplaats of takenlijst gebruikt. Je mailtjes handel je af volgens het OHIO-principe: ‘Only Handle It Once’. Het betekent dat je bij elke mail meteen beslist wat ermee moet gebeuren. Je hebt daarbij 5 keuzemogelijkheden:
- Weggooien: Scroll door je mailbox en begin met weggoien. Nieuwsbrieven die niet interessant zijn, berichten met aanbiedingen en andere mailtjes waar je verder niks mee doet: meteen weg ermee!
- Archiveren: Mailtjes met informatie die je later nog eens rustig wil lezen of nodig kunt hebben, zoals bijvoorbeeld een interessante mail, een factuur, contactgegevens of een PDF-brochure, sla je op in je mailarchief.
- Meteen doen: Mailtjes die om een actie vragen die je minder dan 5 minuten kosten, pak je meteen op. Denk bijvoorbeeld aan het beantwoorden van een snelle vraag of het verwerken van korte feedback in een document.
- Delegeren: De vraag of de taak in de mail valt niet onder jouw core business. Je kunt de mail dan doorsturen naar de persoon in jouw team of netwerk met de vraag om met de mail aan de slag te gaan.
- Plannen: Afspraken plan je direct in. En soms kost je het meer tijd om met het gevraagde aan de slag te gaan. Vragen en acties die je minder dan 30 minuten kosten, zoals mails die meer denk- of uitzoekwerk vragen, zet je op je takenlijst. Je plant ze daarentegen in je agenda in, als je weet dat de uitvoering ervan langer dan 30 minuten duurt. Staan er zaken in je mail die je eerst met anderen moet bespreken, dan zet je het op je 1-op-1 lijst. En dingen die je in de gaten wil houden, zoals bijvoorbeeld een offerte-aanvraag, zet je tot slot op je ‘wachten op’-lijst.
Time management is meer dan je mailbox beheersen
Grip hebben op je mailbox is natuurlijk een belangrijke factor om goed en efficiënt met je tijd om te gaan. Maar time management omvat meer technieken die je helpen je tijd optimaal te besteden, zodat je productiever bent en tegelijkertijd meer rust ervaart. Online zijn veel tips te vinden waar je mee aan de slag kunt. Maar je kunt ook offline een time management training doen om de ‘best practices’ te leren.