Het is eigenlijk best gek als je erover nadenkt. We leven in een digitaal tijdperk, waarbij je je computer gebruikt om contact te houden met klanten en opdrachtgevers, je documenten en brieven zonder al te veel problemen verstuurd en je allerlei notities, acties en meer kunt bijhouden via handige programma’s en appjes op je telefoon. En ondanks dat heb je aan het eind van een werkdag vaak een hele berg papier om je heen verzameld en is je bureau een onoverzichtelijk rommeltje.
Rommelig bureau en productiviteit
Zo’n rommelig bureau is op zich geen probleem. Er zijn mensen die in de chaos op hun bureau zonder problemen papieren terugvinden die zij nodig hebben. Sterker nog: zij functioneren beter als hun werkomgeving niet strak geoganiseerd is.
De meesten van ons zijn echter gewoon minder productief in een rommelige omgeving. Het kost je meer moeite om je te concentreren. Het geeft je het gevoel het overzicht te verliezen omdat je niet meteen die belangrijke documenten voor dat ene project vindt. En het demotiveert als je aan het begin van de dag verwelkomd wordt door stapels papierwerk.
Tips:
Het opruimen en opgeruimd houden van je bureau is dus echt het devies. Maar wat is nu een goede manier om alle documenten, facturen, bonnen, vakbladen, knipsels en meer te organiseren? En hoe zorg je ervoor dat je naderhand alles makkelijk terug kunt vinden? Een paar tips om je op weg te helpen!
1) Zoek alle documenten en losse papieren bij elkaar die nog niet logisch en goed opgeborgen zijn. Bekijk welke je zonder problemen weg kunt gooien. Maak een stapel van al het papierwerk dat je om welke reden dan ook wilt bewaren.
2) Zorg dat je voldoende ordners, postbakken en mappen hebt om de documenten die je wilt bewaren op te bergen. Om het opruimklusje leuker te maken en je werkplek een professionele look te geven kun je er voor kiezen je eigen ringmappen te laten bedrukken met bijvoorbeeld je bedrijfslogo.
3) Bedenk vervolgens een archiveersysteem dat handig is voor jou. Maak een lijstje en bepaal volgens welke thema’s met welke rubrieken en eventuele subrubrieken je nodig hebt. Vervolgens geef je de ordners, mappen en postbakken een naam aan de hand van je systeem. Gebruik bijvoorbeeld een ‘inbak’ voor documenten waarover je nog een beslissing moet nemen en een ‘uitbak’ voor uitgaande post en documenten die je terug moet geven. In de ‘actiebak’ verzamel je alle papieren die je nodig hebt voor de acties die je op het programma hebt staan voor de komende week of maand. Zo gauw je dat werk gedaan hebt, kun je de documenten weggooien of in je archief bewaren.
4) Maak mappen voor de documenten die je nodig hebt bij je lopende projecten, zoals achtergrondinformatie en offertes. Bewaar alle papieren die horen bij afgeronde projecten in een ringband. Je kunt deze mappen vervolgens archiveren op jaar of op klant.
5) Leg mappen aan voor alles wat met je administratie te maken heeft. Zorg dat je de documenten die je nodig hebt voor je uitgaande facturen bij elkaar hebt, net zoals je de nog te betalen inkomende facturen bij elkaar verzamelt, alle papieren voor je belastingzaken, de bonnen van je contante betalingen en contracten en afspraken met opdrachtgevers en leveranciers.
6) En, last but not least, hou je bureau zo opgeruimd mogelijk. Maak met jezelf de afspraak dat je aan het eind van elke dag al het papierwerk dat je in de dag ergens op je bureau verzamelt, opruimt en elke week een uurtje extra uittrekt om alles wat je wilt bewaren te archiveren.