Soms heb ik dagen waarop ik aan een stuk door bezig ben, maar ik je aan het einde van de dag niet kan vertellen waarmee. Ken je dat?
Mailtjes beantwoorden, telefoontjes plegen, afspraken maken, facturen sturen. Allemaal nodig, zeker weten, maar niet echt leuk of vervullend. En hoe meer je groeit, hoe meer tijd deze zaken vragen, terwijl je juist minder tijd overhoudt om hieraan te besteden.
Je website als ‘virtual assistant’
Je kunt dan natuurlijk nog harder gaan werken of een assistente inhuren. Maar een goedkoper alternatief is gebruik te maken van je altijd vlotte, vrolijke en gewillige website!
Je website is niet alleen geschikt om door nieuwe klanten gevonden te worden, of ze te informeren over je dienst. Je website kun je ook als je persoonlijke 24/7 assistent inzetten om je heel veel werk uit handen te nemen.
In deze column ga ik in op drie manieren waarop je je website in kunt zetten om tijd te besparen. Zodat je zorgeloos kunt groeien zonder harder te werken.
1) Vragen beantwoorden met je FAQ
Je klanten informatie geven kost tijd, of het nu telefonisch is, persoonlijk, op social media of via e-mails. Op je website kun je veel informatie over je producten en diensten geven zodat je mensen altijd naar je site kunt doorverwijzen.
Een goede productenpagina alleen al kan je dus veel tijd besparen.
Om deze pagina nog beter te maken, kun je bij elke vraag die je krijgt over je product het antwoord toevoegen aan je productpagina. Soms krijg ik vragen naar informatie waar ik zelf niet opgekomen zou zijn. Zo sluit je website goed aan op je doelgroep en groeit het mee met je inzicht in hun wensen en behoeften.
Een makkelijke manier om de vragen op je website te beantwoorden is het hebben van een sectie ‘Veel gestelde vragen’ waarin je antwoordt op steeds terugkomende vragen. De antwoorden zijn hierdoor onbeperkt beschikbaar, waardoor je tijd bespaart in het steeds maar weer afzonderlijk beantwoorden van vragen!
De laatste tijd krijg ik zelf bijvoorbeeld vaak de vraag of mijn programma’s ook geschikt zijn voor webshops. Die vraag kreeg ik vorig jaar niet één keer, maar blijkbaar leeft het nu bij mijn potentiële klanten. Belangrijk dus om die vraag nu op mijn website te beantwoorden.
2) Afspraken maken met Calendly
De meest tijdbesparende tool op mijn website is wel m’n agenda: nooit meer over en weer mailen over beschikbaarheid.
Tot een jaar geleden was ik 75 minuten per klant aan mailverkeer kwijt om de tijden en dagen van de vijf bel- en sessieafspraken die ik met ze heb op elkaar af te stemmen. Je gelooft het bijna niet hè, zoveel tijd. En ik was niet de enige die deze tijd kwijt was, mijn klant ook!
Nu ik een agenda op m’n website heb, is de tijd die ik aan het maken van afspraken kwijt ben teruggedrongen naar 0 minuten.
De software die verantwoordelijk is voor deze taakverlichting is Calendly. Dit is een eenvoudig en compleet programma:
- waarin bezoekers zelf hun afspraak met je kunnen inplannen
- waarmee je kunt aangeven wanneer je beschikbaar bent
- waarin je verschillende agenda’s kunt aanmaken
- dat een bevestigingsmail verstuurt
- dat ook een automatische herinneringsmail verstuurt (bijvoorbeeld 24 uur voor de afspraak)
- dat je toestaat je eigen agenda te synchroniseren, zodat alleen die tijden beschikbaar zijn waarop je geen afspraken hebt
- met een mooie interface
- dat je ook de mogelijkheid geeft de agenda in je website te integreren.
Voor nog minder dan een tientje per maand geef je jezelf met Calendly een hoop meer tijd en rust in je bedrijf.
3) Betalingen verwerken met een betaalmodule
Ik ben gek op deze tijd waarin ons alles zo ontzettend makkelijk gemaakt wordt. Laatst deed Noortje, m’n assistente (ja ik heb ook een levende ;), wat aankopen voor een beurs waar we volgende maand staan. En het enige wat ik hoefde te doen was een paar keer met m’n bank-app voor haar scherm te zwaaien om de betalingen te doen. Heerlijk!
Ik vind het nu dan ook zó onhandig als ik een factuur per mail krijg die ik handmatig moet overmaken!
Stuur jij nog facturen waarbij je de n.a.w.-gegevens van de klant zelf moet invullen en daarna per mail moet versturen? Moet jij zelf checken of je klanten hebben betaald en mensen eraan herinneren dat ze nog een factuur hebben openstaan?
Door een betaalmodule op je website te plaatsen wordt de betaling en facturatie je helemaal uit handen genomen. En bespaar je jezelf de volgende tijdvretende handelingen.
N.a.w. gegevens opzoeken of aanpassen
Je klant vult zelf de adresgegevens in, waardoor jij deze niet hoeft te vragen of op te zoeken. Ook krijg je dan geen mailtjes meer of je de adresgegevens of iets anders ‘nog even’ wilt aanpassen.
Facturen maken
Klanten ontvangen automatisch een factuur met de juiste n.a.w. gegevens
Achter onbetaalde facturen aan of herinneringen sturen
Je klanten betalen vooraf. Hierdoor heb je nooit meer een debiteurenprobleem. Bijkomend voordeel is dat de klant zelf ook meer ‘commited’ is.
Vooraf laten betalen kan niet altijd als je op uurbasis werkt. Kijk dan hoe je je dienst in ‘pakketten’ kunt bundelen. Bijvoorbeeld met een strippenkaart van een vast aantal uur die ze dan in één keer aanschaffen.
Er zijn verschillende manieren waarop je een betaalmogelijkheid op je website kunt integreren. Als je een WordPress-site hebt, kun je dit bijvoorbeeld met webshop plugin Woocommerce doen. Zelf gebruik ik Paypro waarin ik per product een betaalformulier aanmaak. Deze kan ik onder een knop op mijn website plaatsten of de link naar het betaalformulier via de mail versturen. Easy weasy.
Extra voordeel van de webhacks
De bovenstaande webhacks schelen mij wekelijks vele uren aan werk. Het leuke van deze punten vind ik dat je ook je klanten er veel tijd mee bespaart. Je maakt het hele klantproces van vragen beantwoorden, afspraken maken en betalen ook voor hen veel makkelijker en sneller. En daardoor prettiger.
Lang leve je website!