Niet vergeten dat telefoontje te plegen. Heb ik nu wel of nog niet iets gehoord op die ene mail? Dadelijk maar even checken. Vanavond nog even gauw boodschappen doen, maar wat gaan we eten?. En overmorgen heeft de jongste een verjaardag, dus ook maar meteen een cadeautje halen. Wat is trouwens leuk voor een 9-jarig jongetje? Niet vergeten mijn lief te vragen zijn jas bij de stomerij op te halen. Hoe laat had ik nou ook al weer die afspraak? Ik moet nog even een plattegrondje printen zodat ik er makkelijker naar toerijd. Waar heb ik trouwens dat webadres opgeschreven? Nou even bij de les blijven, je was hier bezig …
Er tuimelen per dag heel wat gedachten door je hoofd. En zolang het gaat over de zaken waarmee je je op dat moment bezighoudt, is dat geen probleem. Maar vaak zijn het de meest gekke invallen die je uit jouw concentratie halen, je het gevoel geven dat je dingen aan het vergeten bent en dat je niet alles meer onder controle hebt. En alles bij elkaar kost je dat zeeën van tijd en energie, waardoor het nog langer duurt voordat je af hebt wat je af wilt hebben. Als dat al lukt natuurlijk, want vaak is die to-do-list zo lang, dat zelfs een dag van 48 uur niet genoeg zou zijn om alles af te ronden.
David Allen en GTD
Misschien dat David Allen de oplossing heeft. Hij schreef in 2002 het boek “Getting Things Done”, een klassieker op het gebied van time en stressmanagement die bij veel lifehackers op de boekenplank staat. Hij beschrijft daarin een vrij gecompliceerde, maar revolutionaire methode om zonder stress en onrust productiever te zijn.
De grondgedachte is dat je je hoofd leeg moet maken om weer creatief en met aandacht te kunnen werken. Hoe? Door alle “stuff”, oftewel alle dingen die dagelijks je even binnenkomen, zoals emails, afspraken, plannen, beloftes, ideeen, aantekeningen en alle andere dingen die zomaar je gedachten binnen komen, uit je hoofd te zetten. Je schrijft ze op en verzamelt ze op een vaste plek en denkt er verder niet meer aan.
Beslissen
De volgende stap is om per item te bedenken of je er iets mee wilt doen of niet. Als je er niks mee wilt doen, gooi je het meteen weg. Wil je er op een later moment iets mee doen,dan zet je het item op een “Later/Misschien”-lijst. En als je het gewoon wilt bewaren, berg je het op in je archief.
Bij items waar je wél meteen actie wilt ondernemen, stel je jezelf een paar vragen. Ten eerste vraag je je af wat je ermee wilt bereiken. Vervolgens stel je jezelf de cruciale vraag “ wat is de volgende stap” ofwel wat moet er gebeuren? Belangrijk is dat je het in concrete acties opsplitst. Het item“overleg project X” kun je zo bijvoorbeeld opsplitsen in de concrete acties “mail naar projectteamleden om overleg te plannen”, “informatie over voortgang project bij mr. X opvragen” en “documenten versturen naar projectteamleden”.
Als je die eerstvolgende concrete stap in minder dan 2 minuten kunt uitvoeren, doe je dat meteen. Duurt het langer om de taak uit te voeren, dan bekijk je eerst of je het door iemand anders kan laten doen. Zo niet, dan zet je het in je agenda (als er een specifieke datum aan verbonden) is of zet je het op de “eerstvolgende actie”lijst. Kijkend in je agenda zie je op deze manier wat er op een bepaalde dag per sé moet gebeuren en kun je de overige tijd besteden aan drie tot vijf belangrijke dingen van je“eerstvolgende actie-lijst”. Je hoeft dus geen wekelijkse planningen te maken, die na een dag al weer achterhaald zijn, maar stelt per dag je prioriteiten
Bijhouden
Eén keer per week , tijdens je wekelijkse evaluatie, loop je alle lijsten door. Je bekijkt welke acties van de lijst kunnen verdwijnen, welke nieuw binnengekomen “stuff” je moet weggooien of verdelen en je besluit of je acties van je “later/misschien” lijst naar je “eerstvolgende actielijst” wilt verhuizen.
Het bijhouden van de lijsten, het opsplitsen van items in mini-acties tot je de vraag “what’s next” kunt stellen en het categoriseren van alles wat je binnenkrijgt, vraagt veel tijd en is misschien het grootste nadeel van dit systeem. Een voordeel is echter dat je jouw “getting things done” systeem naar eigen wens en behoefte kunt opzetten. Sommigen hebben een papieren “Getting Things Done-“systeem en schrijven alles op in een Moleskine-boekje, op post-its of verzamelen alles in een dossiersysteem , anderen houden alles bij op de computer met behulp van speciaal ontwikkelde GTD-tools en hun pda of smartphone, en weer anderen maken gebruik van een combinatie van beide. En hoewel het ongeveer twee dagen duurt om je systeem op de rails te krijgen en een week of 6 om aan de nieuwe manier van werken te wennen, is de ervaring van een “leeg hoofd” volgens velen meer dan de moeite waard.
Bronnen: davidco.com, lifehacking.nl, meereffect.nl, gtdtimes.com