Voor je bedrijf kun je verschillende soorten bijeenkomsten organiseren die van belang kunnen zijn. Dat kunnen vergaderingen zijn, maar ook beurzen, congressen, presentaties of symposia. Dat kun je lang niet altijd op eigen terrein doen. De ruimte en faciliteiten die je tot je beschikking hebt, voldoen niet in alle gevallen voor dat wat je wilt organiseren. Bijvoorbeeld als je een relatief grote groep mensen wil uitnodigen voor je bijeenkomst.
Dan ben je erop aangewezen om een locatie buiten de deur te vinden met bijvoorbeeld zaalverhuur die er wel geschikt voor is. Waar moet je op letten als je een locatie zoekt voor het organiseren van een bijeenkomst buiten de deur?
Locatie, locatie, locatie…
Voor het succes van je bijeenkomst of evenement is de locatie een belangrijke factor. Dan bedoelen we in dit geval niet letterlijk het gebouw en de setting, maar de plek waar het zich bevindt. Vraag je af waar je genodigden zoal vandaan moeten komen voordat je een locatie kiest. Je wilt immers dat men komt. De reistijd moet voor iedereen redelijk zijn, en ook de bereikbaarheid met het openbaar vervoer is een belangrijke factor om op te letten. Kies je een locatie die niet goed bereikbaar is, dan bestaat de kans dat mensen afhaken en dat zou natuurlijk zonde zijn.
De juiste capaciteit
Of je nu voor een heuse congreslocatie gaat of een zaal zoekt voor een vergadering, het is belangrijk dat je een locatie met een passende capaciteit kiest. Te klein is natuurlijk niet goed, want je wilt wel dat iedereen er comfortabel kan vertoeven en niet hutjemutje zit en er niet voor iedereen zitplaats is.
Het is echter ook geen goed idee om een locatie met veel overcapaciteit te nemen. Ten eerste omdat je dan onnodig veel betaalt. Maar ook omdat je met een te kleine groep op een te grote locatie niet de indruk wil wekken dat je bijeenkomst minder bezocht is dan gepland.
De benodigde faciliteiten voor je bijeenkomst
Naast voldoende ruimte, kun je er ook voor kiezen om een bijeenkomst buiten de deur te organiseren omdat je zelf niet over de benodigde faciliteiten beschikt. Dan hebben we het niet alleen over voldoende stoelen, maar bijvoorbeeld ook over bepaalde technische faciliteiten die indrukwekkende presentaties of podiumgesprekken mogelijk maken.
Ga er niet automatisch van uit dat een locatie die zich presenteert als een locatie voor zakelijke bijeenkomsten alles in huis heeft wat jij nodig hebt voor je evenement of vergadering. Check goed of je daadwerkelijk dat kunt doen op de locatie wat je van plan bent zodat je van je bijeenkomst een succes maakt. Ook de horeca- en cateringfaciliteiten moet je daarbij in overweging nemen.
Toegankelijkheid verdient aandacht
Eerder noemden we al dat de locatie voor al je genodigden makkelijk te bereiken moet zijn. Maar ook op locatie zelf is die bereikbaarheid belangrijk; de toegankelijkheid van het gebouw is ook een factor die extra aandacht verdient. Kunnen mensen die bijvoorbeeld slecht ter been zijn ook bij de ruimte komen waar jouw bijeenkomst plaatsvindt? Anno nu kun je het zeker niet verkopen dat gasten er niet bij kunnen zijn vanwege hun beperking. Dat is slechte reclame voor je bedrijf, want zo kom je niet inclusief over.
Kortom, het kiezen van de juiste locatie buiten de deur voor je zakelijke bijeenkomst is geen sinecure. Je moet het aandachtig doen om van je evenement of vergadering het gewenste succes te maken. Doe je dat niet, dan bestaat de kans dat je geld investeert in iets dat qua resultaat gaat tegenvallen. En dat is natuurlijk niet wat je wilt!