Je ‘to do-’ of takenlijst lijkt niet het meest sexy onderwerp om aandacht aan te besteden. Ten onrechte! Een goede takenlijst zorgt voor minder stress, meer overzicht, pro actiever werken en meer werkplezier. Maar dan moet je waarschijnlijk eerst een paar (kleine) stappen nemen…
Stap 1: Hoeveel ‘to-do-‘ lijsten heb jij?
Waarschijnlijk heb je zowel thuis als op het werk verschillende plekken waar je een overzicht bewaart van dingen die je nog wilt doen.
Begin eens met het inventariseren van het aantal plekken waar je op dit moment je openstaande acties opschrijft. Misschien heb je taken op verschillende papiertjes staan, of in een to-do-blok, wellicht in je digitale takenlijst, op geeltjes, in je telefoon of e-mail of in notulen? Schrik niet, het kunnen er zo meer dan acht (!) zijn…
Daarnaast zullen er ook werkzaamheden zijn die je nog wilt doen en die je niet opgeschreven hebt. Grote kans dat deze acties (continue) in je hoofd zitten. Klopt het dat je in je hoofd ook nog een (groot) aantal acties hebt zitten?
Stap 2: Kies voor een takenlijst
Op verschillende plekken dezelfde soort informatie bewaren is niet handig. Hou vanaf nu op slechts een manier je taken bij. Door alles wat je nog wil doen op één vaste plek op te schijven houd je overzicht en voorkom je dat je hoofd overloopt met losse eindjes. Aan jou de keuze of je één to-do-lijst wilt maken op papier of dat je dit digitaal wilt doen.
Mijn voorkeur is om een digitale takenlijst te gaan gebruiken. Bijvoorbeeld je takenlijst in Outlook, Lotus Notes of Mail van Apple. Waarom? Je kunt deze digitale takenlijsten vaak op verschillende momenten inzien (thuis achter je PC of onderweg op je smartphone), wat erg handig kan zijn. Het grootste voordeel van digitale takenlijsten vind ik echter dat je kunt werken met een einddatum.
Aan iedere digitale taak kun je zelf een einddatum hangen. Het systeem geeft dan op het door jou gekozen tijdstip een herinnering. Hiermee krijg je automatisch een berichtje wanneer je waarmee aan de slag wilt. Zie het maar als je gratis digitale privé-secretaresse. Zo kun je nooit meer een taak vergeten of een deadline over het hoofd zien! Bijkomend voordeel is dat je de taak helemaal uit je hoofd kunt halen. Je hebt hem immers ‘veilig opgeborgen’ in het systeem.
Stap 3: Wat staat er nu op je takenlijst?
Pak alle opgeschreven taken er eens bij. Ik wil aan je vragen of je eens kritisch wilt kijken naar hetgeen je hebt opgeschreven. Stel jezelf daarbij gerust de volgende vragen:
Blijkt uit de actie duidelijk wat je moet doen of heb je geen idee meer wat je met de opgeschreven kreet bedoelde?
Staat er een deadline bij?
Motiveert de omschrijving je om aan de slag te gaan?
Ik ken jouw manier van noteren natuurlijk niet, maar er is een grote kans dat je dingen in de trant van ‘klant bellen’, ‘belastingaangifte’ of ‘nieuwe training ontwikkelen’ hebt opgeschreven. Klopt dat?
Als dat zo is, dan is je eerste actie (klant bellen) voornamelijk vaag (welke klant moet je bellen, waarover, wanneer moet je bellen, wat is het telefoonnummer), de tweede actie (belastingaangifte) is wellicht al over de datum en de derde actie (nieuwe training ontwikkelen) is geen omschrijving van een taak maar van een project waarmee je wilt starten.
Stap 4: Herschrijf je takenlijst
Het is dus nog een kunst om je taken zo te formuleren dat ze en helder zijn en dat ze je aanzetten tot het nemen van actie. Handige tip bij het opschrijven van je taak is om concreet de eerst volgende actie die je moet nemen op te schrijven.
Stel, je wilt een nieuwe training ontwikkelen. Als je dit als taak opschrijft, hoe groot is de kans dat je eens lekker aan die taak gaat beginnen? Wellicht vrij klein. De actie is te groot en te onoverzichtelijk. Want: waar moet je mee beginnen?
Probeer altijd te kijken naar de eerste stap die je kunt, of moet, zetten als je ergens mee aan de slag gaat. In dit geval zou dat kunnen zijn ‘boek bestellen over onderwerp x’ of ‘analyseren van de evaluatieformulieren over 2012 om te zien welke trainingsbehoefte daarin wordt aangegeven’. Dit zijn prima omschreven taken om toe te voegen aan je takenlijst. Het zijn kleine overzichtelijke klussen die duidelijk aangeven wat je moet doen.
Stap 5: Doen!
Je hebt nu alle tools in handen om altijd overzicht te houden op je lopende werkzaamheden: je werkt met één (digitale) takenlijst waarin concrete eerstvolgende stappen met een deadline staan vermeld. Nu aan jou om ook daadwerkelijk aan de slag te gaan als het systeem jou aan de desbetreffende taak herinnert! Veel succes ermee…