Gun jezelf aan het einde van ieder jaar vijftien minuten de tijd om je digitale en papieren werkomgeving klaar te maken voor het nieuwe jaar. Daar heb je echt 365 dagen plezier van. Tenzij je natuurlijk graag blijft zoeken naar stukken, je geen afscheid kan nemen van gedateerde bestanden of het gewoon lekker vindt om tussen stapels oud papier te werken.
Stap 1: Organiseer je Outlook
Maak per jaar eenmalig een nieuwe digitale mappenstructuur aan voor het komende jaar. Zo werk je altijd met actuele mappen en voorkom je dat je moet zoeken tussen mappen met onderwerpen die achterhaald zijn. Bijkomend voordeel is dat je ook gemakkelijk oude digitale mappen kunt schonen. Want als het straks 2013 is, kun je met één druk op de knop het hele archief van bijvoorbeeld 2009 verwijderen zonder dat je daarvoor van alles uit hoeft te zoeken en er onnodig tijd aan moet besteden.
Zo zet je een nieuwe structuur voor 2013 op:
- Maak een nieuwe map in je Outlook aan (klik hiervoor op je rechtermuisknop) en geef deze map de naam ‘archief 2013’.
- Hang hieronder alvast je standaard archiefmappen (bijvoorbeeld van overleggen, lopende projecten of lezen).
- Vul de mappenstructuur in de loop van het jaar aan indien nodig.
- Had je nog geen archiefmap voor het jaar 2012 (of daarvoor)? Maak hem dan alsnog aan en plaats hieronder alle submappen.
Misschien heb je, net als ik, een aantal projecten die de jaarwisseling overschrijden. Maak voor werkzaamheden waar een begin- en einddatum aan zit geen nieuwe map aan om te voorkomen dat je voor één project in dat nog niet is afgerond in twee jaarmappen moet zoeken. Verplaats deze mappen van deze jaaroverschrijdende projecten naar het nieuwe jaar. Is je project afgesloten, dan blijft de map gewoon ‘hangen’ in de desbetreffende jaarmap.
Stap 2: Organiseer je digitale bestanden
Maak in de verkenner op dezelfde manier als in stap 1 een mappen structuur aan voor al je Word-, Excel- en PowerPoint bestanden.
Tip: Gebruik dezelfde benaming voor je archiefmappen in Outlook, Word/Excel en op papier. Als je eenduidig werkt en al je documenten op dezelfde wijze oplsaat, is het ook makkelijker om ze terug te vinden.
Stap 3: Organiseer je papieren archief (als je dat nog hebt)
Je kunt ervoor kiezen om minimaal één keer per jaar je papieren archief door te lopen en dan meteen die items te verwijderen die achterhaald zijn. Je kunt ook voor een snellere methode kiezen door bij ieder onderwerp jaarmappen te gebruiken. Bij een ordner kan je dat doen door tabbladen voorzien van een jaartal te gebruiken, bij hangmappen kan je hetzelfde doen met insteekhoezen. Zo kun je heel makkelijk, zonder uitzoekwerk, in een keer stukken van een bepaald jaartal weggooien.
Stap 4: Organiseer je slim in 2014
Zet meteen even de volgende taak in je digitale takenlijst voor week 52 van 2013; ‘Outlook, Word/Excel en papieren archief 2014 maken, archief uit …(jaar)… verwijderen’!
Zo, binnen een kwartier ben je klaar voor 2013. Proost, op een georganiseerd nieuw ondernemersjaar!