Net zoals jij had ik ook hele lijsten met actiepunten bij het starten van mijn eigen onderneming. Overal lagen kladjes met daarop dingen die ik zeker niet mocht vergeten om te doen. Maar ik had vooral ook lijsten in mijn hoofd zitten. Met name van die had ik het meeste last; alles wat ik probeerde te onthouden zorgde niet voor overzicht, maar juist voor een vol hoofd. Totdat ik er achter kwam dat ik beter mijn hoofd kon gebruiken om te denken en dat papier een heel geschikt medium is om dingen te ‘onthouden’. Maar, hoe kom je aan een leeg hoofd en zorg je er tegelijk voor dat je goed overzicht hebt over al die uiteenlopende werkzaamheden waar je als starter mee te maken hebt?
Leeg hoofd en overzicht
Wil je ook een ‘leeg hoofd’ en toch overzicht op al je lopende werkzaamheden? Begin dan alle openstaande acties die de komende dagen in je opkomen op te schrijven. Dit kunnen hele concrete acties zijn die je op korte termijn op wilt pakken, maar het kan ook om dingen gaan die je ooit nog eens wilt doen. Het maakt niet uit, schrijf ze allemaal op. Tijdens onze workshops blijkt vaak dat je een overzicht krijgt met veel meer acties dan je van tevoren had gedacht.
Opdelen taken
Nu je toch je openstaande acties aan het inventariseren bent, doe het dan ook meteen op een manier die uitnodigt om straks aan de slag te gaan:. Schrijf concreet op welke eerst volgende actie je moet gaan nemen. Dus niet ‘aanmelden Kamer van Koophandel’. Dat is een te vage actie die niet concreet aangeeft wat je als eerste moet doen. Beter is ‘invullen inschrijfformulier KvK’. Dus ook niet ‘opknappen thuiswerkplek’, maar ‘verfkleur voor de muur uitzoeken’. Met andere woorden: geef de eerste vervolgstap aan die je moet nemen voor een actie.
Gratis secretaresse
Je kunt op verschillende manieren je nog uit te voeren werkzaamheden noteren. Kijk daarbij vooral naar wat het beste bij jezelf past: op papier, digitaal in een Word of Excel bestand of in je digitale takenlijst.
Die digitale takenlist raad ik je aan: gebruik je e-mail programma voor het organiseren van al je werkzaamheden. Waarom? Vooral omdat je aan je digitale takenlijst een herinnering kunt hangen. Je kunt bij ieder item aangeven wanneer je wilt dat je Outlook je herinnert aan de taak. Hiermee maak je van je takenlijst je gratis digitale secretaresse: op een vooraf door jouw gekozen moment helpt het systeem je herinneren aan een actie die je wilt doen. Zo kun je eigenlijk nooit meer wat vergeten!
Wil je weten hoe je digitale takenlijst werkt, kijk dan even op www.zoontraining.nl/inspiratie/outlooktips onder het kopje ‘takenlijst’. Hier kun je ook terug vinden hoe je heel makkelijk van een binnengekomen e-mail een taak maakt zodat je de deadline voor het afhandelen van de e-mail niet kunt vergeten.
Aan de slag
Je hebt nu een inventarisatie van alle concrete eerste acties die je nog wilt afhandelen. Dan komt de volgende fase: het afhandelen ervan. Stap daarbij niet in de valkuil om meteen alle losse acties af te willen strepen. Je lijst hoeft echt niet meteen vandaag volledig weggewerkt te worden. Als je iedere dag een paar (kleine) acties afhandelt kom je er uiteindelijk ook wel.
Spreek met jezelf af dat als je een actie oppakt, je het meteen ook goed doet. Rond de taak helemaal af (ook als je er eigenlijk niet zo heel veel zin in hebt!) en begin pas aan de volgende klus als je de vorige volledig hebt afgerond. Eén afgehandeld item geeft namelijk veel meer voldoening dan drie dingen die je half hebt afgerond. En daarbij, het kost meer tijd om dingen een paar keer half te doen dan ze in één keer goed te doen.
Neem altijd direct een besluit
Je hebt nu al je oude acties geïnventariseerd en je hebt voor jezelf (in je digitale takenlijst) aangegeven wanneer je met de acties aan de slag wilt. Om te voorkomen dat je hoofd toch weer vol gaat lopen met nieuwe werkzaamheden is het verstandig om bij nieuwe acties meteen te besluiten wat je ermee doet.
Overigens kunnen op een heleboel manieren taken bij je binnen druppelen; via de email, via papier, een vraag van iemand, een actie naar aanleiding van een vergadering…
• Niets: je hoeft of wilt niets er niets mee, dan meteen weggooien of verwijderen.
• Delegeren: als de werkzaamheden eigenlijk niet bij jou thuis horen, draag ze dan direct over aan de persoon die hier wel iets mee moet.
• Er zelf mee aan de slag gaan.
Als je besluit dat de actie door jezelf mag worden opgepakt, kun je als richtlijn de volgende twee opties aanhouden;
1. Doe het nu / korte actie: duurt het afhandelen van de werkzaamheden minder dan twee minuten, handel het dan meteen af. Het opschrijven en er een volgende keer mee aan de slag gaan kost meer tijd dan bijvoorbeeld meteen even de e-mail met een kort berichtje beantwoorden.
2. Plan het nu in / lange actie; duurt het afhandelen meer dan twee minuten, plan dan de actie in op je takenlijst. Hiermee voorkom je dat je direct aan de slag gaat met de taak waardoor je wellicht niet toekomt aan de werkzaamheden die je voor vandaag gepland had. Als je continue je dag vult met het direct afhandelen van nieuw binnen gekomen acties die langer dan twee minuten duren, ben je wellicht iemand die aan het einde van de dag verzucht ‘ik heb de hele dag hard gewerkt maar ik heb niet gedaan wat ik van plan was op te doen’.
Meer tijd, minder stress, meer plezier
Je kunt dus veel tijd besparen en stress voorkomen door meteen een beslissing te nemen over werkzaamheden die bij jou nieuw binnenkomen. Verzamel al deze acties op een andere plek dan je hoofd zodat je met meer overzicht, minder stress en meer plezier kunt werken.
Deel je tips
Heb je zelf een goede manier om overzicht te houden op je openstaande acties of heb je waardevolle tips hierover voor collega onderneemsters? Deel ze in het reactievenster …