Als jij je werkdagen doorbrengt aan een bureau waarop verschillende stapeltjes werk liggen, als je postbakken lijken op een omgekiepte papierpak of als je werkplek een zonnige kleur heeft vanwege alle postits, dan zou het zomaar kunnen dat je je gevangen voelt tussen, letterlijk, stapels werk. Tijd dus voor een opruimsessie!
Kijk voor je dit artikel verder leest eens rond op de plek waar je nu zit… Nee, kijk niet even vluchtig rond, maar kijk eens ècht naar wat je ziet. Wat zie je op je bureau, wat ligt er onder je toetsenbord en wat staat er bijvoorbeeld achter je PC? Ziet je bureau er zo uit dat je er graag werkzaam bent?
Gevangen tussen het werk
We denken dat we geen last hebben van al die ‘troep’ om ons heen, maar onze hersenen registreren onbewust ieder item iedere keer dat we het zien. En dat zorgt voor onrust. We krijgen tijdens de individuele coaching op de eigen werkplek dan ook vaak te horen “Nu ik opgeruimd en gestructureerd heb, merk ik pas hoe het oplucht om die ballast kwijt te zijn en weer overzicht te hebben”.
Oplossing: opruimen!
Er is slechts één remedie om vrijheid te krijgen: ruim op! Plan hiervoor je eerste moment in en stap niet in de valkuil om in één middag je hele bureaublad op te willen ruimen. De kans dat je na een paar uurtjes geen zin mee hebt en in een nog grotere chaos achterblijft is groot. Als je een paar keer een stapeltje papier of een aantal spullen oppakt, kom je uiteindelijk ook tot een opgeruimde werkomgeving.
Spelregel
Pas bij het opruimen het ‘plak aan je vingers’ principe toe. Dit principe houdt in dat je je papier maar één keer in je handen hebt en het pas weglegt als je er een besluit over genomen hebt. De drie mogelijke besluiten:
- Je weet zeker dat het bewaard moet worden en je bent daar zelf verantwoordelijk voor: opruimen. Tip: heb je het stuk digitaal, bewaar het dan niet ook op papier!
- Het stuk hoort niet bij jou maar moet wel bewaard blijven: zorg ervoor dat de verantwoordelijke persoon de papieren krijgt.
- Je hebt het niet meer nodig: weggooien.
Uit onderzoek is gebleken dat we 80% van de dingen die we bewaren nooit meer inkijken. Je mag dus best kritisch zijn in je besluiten om iets wel of niet te bewaren!
Structuren
Met opruimen alleen kom je er natuurlijk niet: grote kans dat je dan over een tijdje weer een uitpuilende werkplek hebt. Voorkom dit door structuur in je papieren aan te brengen. Hiermee creëer je een vaste plek voor je spullen.
Archief
Maak voor je papierwerk twee archieven aan: een werkarchief en een naslagarchief. In het werkarchief komen alle stukken waar nog een actie aan vasthangt. In het naslagarchief ruim je alle spullen op waar je niets meer mee moet, maar die je als naslag wilt gebruiken. Het naslagarchief kan best wat verder van je bureau staan, bijvoorbeeld in een kast. Omdat je dagelijks werkt met je werkarchief adviseer ik je om dit op je bureau of in je laden een plek te geven.
Werkarchief
Je kunt natuurlijk, net als vele anderen, één bak maken en daarin al je lopende werkzaamheden bewaren. Het nadeel hiervan is alleen dat er verschillende soorten werk ongestructureerd door elkaar ligt. Het werkt overzichtelijker om een werkbak of hangmap per activiteit te maken. De meeste mensen kunnen prima uit de voeten met de volgende werkbakken/mappen:
- Actie: voor alles waar je zelf nog wat mee moet. Je kunt de acties eventueel opdelen in acties zoals ‘bellen’, ‘uitwerken’ en ‘emailen’ zodat je makkelijk dezelfde werkzaamheden achter elkaar kunt afhandelen. Het clusteren van werkzaamheden scheelt je namelijk tijd!
- Afwachten: voor de stukken waarop je nog op een reactie van een ander wacht.
- Lezen: voor alle stukken die je wilt lezen. Plan een moment in de week in om al deze stukken te lezen.
- Overleg: maak per overleg een submap aan (ik gebruik hier een L-hoes voor) en verzamel in de loop van de tijd alle stukken die je tijdens het overleg wilt bespreken. Je hoeft dan alleen het betreffende mapje met alle relevante spullen te pakken als je naar het overleg gaat.
- Archiveren: verzamel hierin alle stukken die je later in je naslagarchief wilt opslaan.
Naslagarchief
Voor het opzetten van een naslagarchief maak je per onderwerp een ordner of hangmap aan. Hierin bewaar je op alfabet je stukken. Natuurlijk voorzie je alle ordners en hangmappen, maar ook de bakjes uit je werkarchief, van een label zodat je altijd kunt zien wat er in zit.
Starten maar!
Je bent er nu helemaal klaar voor om op te ruimen en te organiseren. Pak dus je eerste stuk papier en bepaal of je het wilt bewaren of niet. Niet bewaren is weggooien! Wel bewaren is bepalen of het een naslagstuk is of iets waar je nog wat mee moet. Plaats het op de juiste plek in je naslagarchief of in je werkarchief. Vergeet niet: laat het document pas los als je er een besluit over genomen hebt!
Laat het ons weten als je een aanvullende tip hebt. Veel succes!!