Bedrijfsfraude. Het klinkt misschien als iets wat ver van je af staat, maar het komt vaker voor dan je waarschijnlijk verwacht. Eén op de vijf bedrijven krijgt er jaarlijks mee te maken. Zo gauw je bedrijf begint te groeien en je team van medewerkers groter wordt, neemt het risico erop toe. Wat kun je zelf doen om het te voorkomen en welke stappen moet je ondernemen als je vermoedt met bedrijfsfraude te maken te hebben?
Wat is bedrijfsfraude?
Allereerst: wat is bedrijfsfraude precies? Met bedrijfsfraude wordt een heel scala aan strafbare feiten bedoeld. In de meeste gevalllen wordt er gefraudeerd met geld. Binnen je bedrijf gaat het dan om het vervalsen van facturen, het niet eerlijk invullen van (onkosten)declaraties en het voor eigen rekening verkopen van goederen. Maar je kunt ook te maken hebben met diefstal van goederen door je werknemers. Of met frauduleus ziekteverzuim en (ex-)medewerkers die zich niet houden aan de afspraken over concurrentiebeding.
Hoe kun je fraude zo goed mogelijk voorkomen?
Bedrijfsfraude is zacht gezegd niet prettig. Je stelt als ondernemer vertrouwen in de mensen met wie je samenwerkt en het is niet leuk als dat beschaamd wordt. Hoe kun je proberen eht te voorkomen? Zorg dat iedereen weet welke integriteits- of gedragsprotocollen er zijn binnen je bedrijf en praat er regelmatig over. Stel grenzen en bespreek die: ga je er mee accoord dat iemand een pen of een ordner meeneemt of niet? En wat vind je van het onder de arm meenemen van een pak printpapier of een cartridge?
Voorkom dat de, met name financiële, verantwoordelijkheid te veel bij één persoon ligt. Zorg voor controle op bijvoorbeeld de inkoop en het beheer van goederen en op de administratie. Maak duidelijk wat de gevolgen van bedrijfsfraude voor het bedrijf zouden kunnen zijn. Screen medewerkers, ook vakantiehulpen en tijdelijke medewerkers. Verander de eventuele beveiligingscodes van je bedrijf regelmatig om te voorkomen dat tijdelijke medewerkers na afloop van hun werkperiode ongevraagd terugkomen. Zij hebben vaak minder binding met je bedrijf, waardoor de drempel om diefstal te plegen lager is. En het lijkt een open deur, maar zorg ervoor dat je verstandhouding met je team en je beloningsbeleid goed zijn. Het loyaliteitsgevoel van je medewerkers wordt daardoor groter en de verleiding om te frauderen kleiner.
Wat als je fraude vermoedt?
Wanneer je fraude vermoedt, is het belangrijk om duidelijkheid te krijgen. Het kan om een externe relatie gaan, maar net zo goed om een eigen werknemer. En het zet je voor een belangrijk dilemma: de politie inschakelen of zelf het probleem oplossen?
Waar je uiteindelijk ook voor kiest, het is belangrijk om eerst te onderzoeken of je vermoeden ook waar is. Schep duidelijkheid in een positieve sfeer en stel vragen zonder mensen rechtstreeks te beschuldigen. Om te voorkomen dat je iemand valselijk beschuldigd van bedrijfsfraude als een gesprek met je medewerkers niks oplevert, is het belangrijk om bewijs te verzamelen. Het is verstandig daarvoor een bedrijf in te schakelen dat bedrijfsrecherche uitvoert.
Deze bedrijven hebben ervaring met het discreet uitvoeren van hun opdracht, wat voorkomt dat er in jouw onderneming een gespannen sfeer ontstaat. Daarbij weten de rechercheurs van een door jusititie erkend bedrijf als bijvoorbeeld Active CSI precies wat zij wel en niet kunnen doen om een onderzoek uit te voeren. Mocht je vermoeden bevestigd worden, kun je er zeker van zijn dat het bewijsmateriaal op de juiste manier verzameld is en de manier waarop het onderzoek is uitgevoerd geen verdere problemen oplevert.