Huisvesting: een locatie kiezen voor je bedrijf

Voor veel startende ondernemers begint het ondernemen ‘gewoon’ thuis. Op de zolderkamer, op de studeerkamer, de omgebouwde garage of zelfs aan de eettafel. Veel meer dan een laptop of pc, een telefoon en uiteraard een internetaansluiting heb je voor die eerste fase niet nodig. Of je uiteindelijk toch behoefte krijgt aan een ‘echte’ bedrijfsruimte, hangt vooral af van het soort onderneming en van je persoonlijke voorkeur.

Lekker thuis ondernemen?

Het grootste voordeel van thuis werken is natuurlijk je flexibiliteit: je werkt waar en wanneer jij dat zelf wil. Je kunt zelfs vanuit je bed nog werken als je dat prettig vindt. Je verliest bovendien geen kostbare tijd met reizen. Daarnaast is het de meeste goedkope oplossing: je hebt geen kosten voor het huren of kopen van geschikte bedrijfsruimte.

Maar niet elke onderneming kan je vanuit huis starten. Als je een eigen boekenwinkel wil gaan openen, zal je toch direct al op zoek moeten naar een goede winkelruimte. En als je voor je onderneming veel en vaak klanten moet ontvangen, doe je dat misschien ook liever niet bij je thuis. Een aparte kantoorruimte aan huis kan dan al een goede oplossing bieden: het geeft de voordelen van thuiswerken, maar schept toch iets meer afstand tussen werk en privé.

Let er overigens wel op dat er in de meeste gevallen geen bedrijfsbestemming op je huis rust. Met andere woorden: je huis is alleen bedoeld om in te wonen en niet om een bedrijf te voeren. Als je twijfelt welke regels voor jouw huis gelden, neem dan contact op met de gemeente. Je mag wel een bedrijf aan huis hebben (ongeacht de bestemming van je woning) als het gaat om kantoorruimte, er geen grote aantallen klanten naar je huis komen, je niet je hele woonruimte nodig hebt voor je bedrijf én als je bedrijf geen overlast veroorzaakt.

Of toch een bedrijfsruimte?

In veel gevallen kan je na een tijdje toch op zoek zijn naar geschikte bedrijfsruimte voor je onderneming. Bijvoorbeeld omdat je bedrijf uit zijn ‘jasje’ groeit, omdat je steeds vaker klanten moet ontvangen of omdat je het lastig vindt om werk en privé te scheiden.

Een aantal voordelen van een aparte bedrijfsruimte:

  • Serieuze uitstraling. Veel klanten zijn geneigd je als ondernemer minder serieus te nemen als je vanuit je eigen huis werkt. Het kan dan overkomen alsof je je bedrijf ‘erbij’ doet. Dat je misschien fulltime met je onderneming bezig bent verwachten ze dan niet.
  • Bereikbaarheid. Veel kantoorpanden en bedrijfsruimtes zijn centraal gelegen, bieden goede parkeermogelijkheden en zijn makkelijker te vinden dan woonwijken.
  • Minder reistijd. Als je veel klanten hebt, is het praktischer om ze naar jouw bedrijfsruimte te laten komen dan dat jij stad en land af moet reizen.
  • Groeimogelijkheden. Als je van plan bent een zakenpartner te zoeken vind je het misschien minder prettig om die ook dagelijks in je eigen huis te hebben.
  • Netwerkmogelijkheden. Als je vanuit een bedrijfsruimte werkt, bevind je je vaak tussen medeondernemers. Een goede mogelijkheid om te netwerken of samen te werken.
  • Fysieke scheiding werk en privé. Sommige ondernemers hebben veel behoefte aan een duidelijke scheiding tussen werk en privé. Als je ’s ochtends de deur van je woning achter je dichttrekt, laat je je privé-leven ook fysiek echt even achter je.

De mogelijkheden voor een bedrijfsruimte op een rijtje

Een bedrijfsruimte huren?
Als je net gestart bent als ondernemer is er veel te zeggen voor het huren van een bedrijfsruimte. Je bent, als je tenminste niet kiest voor langdurige huurcontracten, flexibeler. Als je onderneming ineens snel groeit en je op zoek moet nog een grotere ruimte, kan je makkelijker van je bedrijfsruimte af dan als je het gekocht hebt.

Een ander belangrijk pluspunt is het fiscale voordeel. De huurkosten zijn gedeeltelijk of soms geheel aftrekbaar van de winst en je betaalt per saldo dus minder inkomstenbelasting. Je zou dus kunnen zeggen dat de belastingdienst meebetaalt aan de huur van je bedrijfspand! Er gelden wel een aantal voorwaarden, die in het huurcontract moeten zijn opgenomen:

  • De huur moet belast zijn met BTW
  • De huur moet voor minimaal 90% worden verrekend met de voorbelasting (de BTW over je eigen inkomsten)

Als aan deze voorwaarden is voldaan, mag je de volgende posten aftrekken:

  • Huur
  • Energiekosten
  • Verzekeringen
  • Schoonmaakkosten
  • Inventariskosten
  • Huisstijl (reclamebord aan gevel en dergelijke)

Behalve de gunstige fiscale voordelen kies je natuurlijk ook voor huren als je weinig startkapitaal hebt of als je je inkomsten liever in bedrijfsmiddelen investeert dan in onroerend goed. Voor onderhoud geldt hetzelfde als bij woonruimte: kleine onderhoudskosten zijn voor rekening van de huurder, maar grootschalig onderhoud moet door de eigenaar van het pand worden gedaan. Daarentegen mag je als huurder geen ingrijpende verbouwingen aan binnen- of buitenzijde van het pand verrichten.

Of toch kopen?
Een bedrijfspand kopen kan een hele goede investering voor de toekomst zijn. In de meeste gevallen stijgt de waarde van je pand gedurende de jaren. Zeker als je dus verwacht langere tijd in hetzelfde pand te zullen blijven, kan kopen een goede keuze zijn.

Net als bij woonruimte zijn de maandelijkse lasten van kopen (vaak is dat de aflossing van een hypotheek/lening) vaak lager dan de huurkosten. Daarnaast heb je als eigenaar natuurlijk alle vrijheid om naar hartelust te verbouwen en te renoveren. Een aantal belangrijke zaken waar je rekening mee dient te houden bij de koop van je bedrijfsruimte:

  • Neem een betrouwbare makelaar in de hand! Hij of zij kent de markt, is op de hoogte van lokale regelgeving en kan je helpen bij bijvoorbeeld een taxatierapport
  • Houd rekening met vergunningen, milieueisen, bestemmingsplannen
  • Laat een bodemonderzoek uitvoeren als er niets bekend is over de staat van de bodem. Je voorkomt hiermee eventuele toekomstige claims over milieuverontreiniging.
  • Budgetteer bijkomende kosten voor makelaar, notaris, kadaster enzovoort.
  • Laat in het koopcontract een ontbindende voorwaarde opnemen voor je financiering. Mochten er onverhoopt problemen optreden bij het regelen van je financiering, dan zit je in elk geval niet vast aan een (te) duur bedrijfspand!

Kantoorruimte delen: een prima alternatief!
Als je niet vast wilt zitten aan een langdurig huurcontract en geen mogelijkheid hebt om te kopen maar toch op zoek bent naar een mogelijkheid om buitenshuis te werken, denk dan eens aan een shared-office. Dit zijn gebouwen of ruimtes in een gebouw die ter beschikking gesteld worden aan particulieren. Je ‘huurt’ dan als het ware alleen een werkplek. Dat kan vaak per dag of zelfs per uur, maar soms kun je ook gelijk voor een hele maand een plek reserveren.

Deze vorm van ondernemen buiten je huis biedt veel voordelen:

  • je kunt er klanten ontvangen (veel van dit soort shared offices hebben een receptie)
  • je ontmoet er collega-ondernemers, doet inspiratie op en leert van elkaar. Netwerken in optima forma dus!
  • je kunt gebruik maken van zaken als koffie/thee, internetaansluitingen en er is vaak een kantine of cateringservice aanwezig Nadelen zijn vooral dat je niet altijd dezelfde werkplek kunt reserveren (maar dit verschilt per gebouw) en dat er weinig mogelijkheden zijn voor bijvoorbeeld gevelreclame.

Als je goed informeert in je eigen regio, stuit je wellicht ook op mogelijkheden om een kantoorruimte of etage te huren bij een bestaand bedrijf. De huur is vele malen lager dan wanneer je zelf iets huurt en bovendien heb je meer flexibiliteit. Het is natuurlijk helemaal mooi als jouw onderneming inhoudelijk aansluit bij dat van je ‘verhuurder’, want dan kan je misschien nog eens de handen ineenslaan en vloeit er een vruchtbare samenwerking uit!