De belastingdienst

Als startende ondernemer krijg je onmiddellijk te maken met de Belastingdienst. Voor welke regelingen en/of fiscale voordelen jij als ondernemer in aanmerking komt, hangt onder andere af van je rechtsvorm en de financiering van je onderneming. Wat zijn nou eigenlijk je rechten en plichten als ondernemer als het gaat om de Belastingdienst?

Wel of niet ondernemer voor de belastingdienst?

De belastingdienst maakt onderscheid tussen ondernemers voor de inkomstenbelasting (IB) en ondernemers voor de omzetbelasting BTW (OB). Als je ondernemer bent voor de IB ben je bijna altijd ook automatisch ondernemer voor de OB. Andersom hoeft dat niet het geval te zijn. Bijvoorbeeld wanneer je parttime onderneemt naast je baan. In dat geval ben je geen ondernemer voor de IB, maar kun je evengoed wel facturen voor je diensten als ondernemer sturen aan je opdrachtgevers, waar je BTW over afdraagt. Voor meer informatie hierover kun je natuurlijk kijken op de site van de Belastingdienst of contact opnemen met een fiscaal adviseur.

Wanneer moet je inkomstenbelasting betalen?
Je bent voor de belastingdienst ondernemer voor de inkomstenbelasting als je voldoet aan een aantal voorwaarden. Het is belangrijk om vast te stellen of je inderdaad als ondernemer beschouwd wordt, omdat je alleen dan in aanmerking komt voor diverse, fiscaal aantrekkelijke regelingen van de belastingdienst.

Zodra je je als ondernemer aanmeldt bij de belastingdienst gaat deze op basis van de door jou aangeleverde gegevens beoordelen of je inderdaad als ondernemer beschouwd wordt:

  • Maakt je onderneming voldoende winst? Als je maar heel weinig winst maakt, of zelfs structureel verlies lijdt, wordt je niet als ondernemer aangemerkt.
  • Hoe zelfstandig is je onderneming? Is er sprake van een bepaalde gezagsverhouding met je opdrachtgevers? In hoeverre kan jij zelf bepalen hoe en wanneer je je werkzaamheden uitvoert?
  • Beschik je over voldoende kapitaal? Dat wil zeggen, heb je voldoende financiële middelen om in je eigen onderneming te investeren?
  • Hoeveel tijd steek je in je onderneming? Voor de belastingdienst is het noodzakelijk dat je minimaal 1225 uur per jaar in je onderneming steekt, het zogeheten ‘urencriterium’. Overigens mag je ook niet-facturabele uren als reistijd, research, training en dergelijke opvoeren als gewerkte uren.
  • Heb je meerdere opdrachtgevers? Het is van belang dat je betalingsrisico’s vermijdt door zoveel mogelijk verschillende opdrachtgevers te hebben. Je kunt niet alleen vrienden en familieleden tot je klantenkring rekenen, daar zal de belastingdienst niet mee instemmen.
  • Ben je actief in je externe communicatie? Kun je aantonen dat je tijd en geld investeert in sales en marketing?
  • Loop je ondernemers- en financiële risico’s? Met andere woorden, ben je zelf aansprakelijk voor de schulden van je onderneming, ben je afhankelijk van de vraag naar je product of dienst? De antwoorden op deze vragen kunnen je helpen bij het vaststellen of je risico’s loopt die passen bij het ondernemerschap.

Wanneer betaal je omzetbelasting?
Ook als je voor de inkomstenbelasting (IB) geen ondernemer bent (bijvoorbeeld omdat je niet voldoet aan één of meerdere voorwaarden, zoals hierboven vermeld), kun je toch ondernemer zijn voor de omzetbelasting (OB). Je berekent dan BTW door aan je opdrachtgevers.

Voor de OB maakt het niet uit welke rechtsvorm je onderneming heeft. De criteria voor ondernemerschap voor de OB zijn aanmerkelijk soepeler. De belangrijkste voorwaarde is dat je zelfstandig een bedrijf of beroep uitoefent.  Ook als je bijvoorbeeld, naast je parttime baan bij een werkgever, betaalde diensten voor een opdrachtgever uitvoert, ben je ondernemer voor de OB. Het is hierbij niet van belang of je winst maakt of dat je KvK inschrijfnummer hebt.

Als je net voor jezelf begonnen bent of als ZZP’er bent gestart is het soms onduidelijk of je voor de OB wel of geen ondernemer bent. Het kan zelfs zijn dat je wel ondernemer bent en toch geen BTW hoeft af te dragen. Dat kan het geval zijn als het te betalen bedrag aan BTW té laag is, of als je een BTW vrijstelling hebt. Voor deze specifieke gevallen raden we je aan om contact op te nemen met een accountant of met de belastingdienst zelf.

Wanneer betaal je omzetbelasting?
Ook als je voor de inkomstenbelating (IB) geen ondernemer bent (bijvoorbeeld omdat je niet voldoet aan één of meerdere voorwaarden, zoals hierboven vermeld), kan je toch ondernemer zijn voor de omzetbelasting (OB). Je berekent dan BTW door aan je opdrachtgevers.

Voor de OB maakt het niet uit welke rechtsvorm je onderneming heeft. De criteria voor ondernemerschap voor de OB zijn aanmerkelijk soepeler. De belangrijkste voorwaarde is dat je zelfstandig een bedrijf of beroep uitoefent.  Ook als je bijvoorbeeld, naast je parttime baan bij een werkgever, betaalde diensten voor een opdrachtgever uitvoert, ben je ondernemer voor de OB. Het is hierbij niet van belang of je winst maakt of dat je KvK inschrijfnummer hebt.

Als je net voor jezelf begonnen bent of als ZZP’er bent gestart is het soms onduidelijk of je voor de OB wel of geen ondernemer bent. Het kan zelfs zijn dat je wel ondernemer bent en toch geen BTW hoeft af te dragen. Dat kan het geval zijn als het te betalen bedrag aan BTW té laag is, of als je een BTW vrijstelling hebt. Voor deze specifieke gevallen raden we je aan om contact op te nemen met een accountant of met de belastingdienst zelf.

Wat is een VAR en waarom is het belangrijk voor een ondernemer?
Als je als zelfstandig ondernemer opdrachten uitvoert voor een opdrachtgever is het vaak lastig vast te stellen of het om een verkapt dienstverband gaat of niet. Het is daarom heel belangrijk om een VAR (Verklaring Arbeids Relatie) aan te vragen bij de belastingdienst. Voor veel opdrachtgevers is een geldige VAR zelfs een eis om met jou in zee te gaan!

Een VAR zegt iets over de (arbeids-)relatie tussen jou als ondernemer en je opdrachtgever. Een VAR aanvragen kun je digitaal doen, op de site van de belastingdienst. Meestal heb je de verklaring binnen een aantal weken in huis. De verklaring wordt afgegeven op basis van de informatie die je zelf aan de belastingdienst verstrekt. Onjuiste informatie kan achteraf leiden tot een aanpassing van de VAR met alle (fiscale) gevolgen vandien!

De belastingdienst maakt onderscheid tussen de volgende VAR’s:

  • Winst uit onderneming
  • Werkzaamheden voor risico van grootaandeelhouder/directeur
  • Resultaat uit overige werkzaamheden
  • Inkomsten uit dienstbetrekking

Bij de eerste 2 VAR’s geldt dat je opdrachtgever geen loonbelasting en premie volksverzekering hoeft in te houden. Je bent dan ook niet verzekerd voor de werknemersverzekeringen! De werkzaamheden dienen binnen de geldigheidsduur van de VAR te worden uitgevoerd en op de manier zoals omschreven in de VAR. De opdrachtgever bewaart een kopie van de VAR en je identiteitsbewijs in zijn of haar administratie.

Per april 2016 gaat de VAR waarschijnlijk verdwijnen. In plaats daarvan kunnen opdrachtgevers en opdrachtnemers gebruikmaken van voorbeeldovereenkomsten. Op de site van de belastingdienst kun je hier meer over lezen

Freelancer of ZZP'er?
Beide termen worden door elkaar gebruikt. In principe is ‘freelancer’ de populaire term voor ZZP’er (Zelfstandige Zonder Personeel). Juridisch gezien heeft de term freelancer echter geen enkele waarde, in tegenstelling tot ZZP’er. Daarom zul je ‘freelancer’ niet vaak tegenkomen bij officiële instanties.

De belastingdienst hanteert de term ‘freelancer’ echter voor zelfstandigen die geen ondernemer zijn, omdat zij bijvoorbeeld te weinig tijd in hun onderneming stoppen, of maar één opdrachtgever hebben, maar ook geen dienstbetrekking hebben. De inkomsten die je als freelancer dan ontvangt, geef je op als ‘resultaat uit overige werkzaamheden’. Dit is een enigszins verwarrende vorm van ‘ondernemerschap’.

  • De kosten die je maakt mogen op dezelfde manier als bij een ondernemer worden afgetrokken van je inkomsten. Voorwaarde is wel dat het gaat om puur zakelijke kosten.
  • Je hebt geen recht op fiscale ondernemersfaciliteiten als de zelfstandigenaftrek of de investeringsaftrek.
  • Je hoeft geen administratie bij te houden van je inkomsten en kosten, maar je moet gegevens hierover bij een eventuele controle wel kunnen verstrekken. Belangrijk dus om bonnetjes, facturen, kwitanties en rekeningoverzichten te bewaren!

Welke eisen stelt de Belastingdienst aan je facturen?
Zodra je je eerste opdrachtgevers hebt binnengehaald, ga je beginnen met het sturen van facturen. De belastingdienst stelt eisen aan de manier waarop je je facturen opstelt:

  • Elke factuur moet voorzien zijn van een opeenvolgend nummer (factuurnummer)
  • De datum waarop de factuur wordt opgemaakt. Let erop dat er niet te veel tijd zit tussen opmaken en versturen!
  • Je bedrijfsgegevens (naam en adres van je onderneming, KvK-nummer, BTW-nummer)
  • Een duidelijke omschrijving van de geleverde dienst of het product
  • Naam en adresgegevens van de opdrachtgever
  • De vergoeding of de prijs van de te leveren dienst of product (totaalbedrag in €)
  • Het toegepaste BTW tarief
  • Het bedrag aan BTW