Personeel: ontlast het je of belast het je?

Misschien heb je al extra mensen nodig op het moment dat je van start gaat met je onderneming, misschien pas nadat je bedrijf een stukgegroeid is en je het werk in je eentje niet meer goed gerund krijgt. Hoe dan ook: zodra je personeel aanneemt, ben je behalve ondernemer ook werkgever.

Personeel: extra verantwoordelijkheden, maar ook voldoening

Er komen daardoor extra taken en verantwoordelijkheden op je af. Denk aan extra personeelskosten, administratie en het managen van je medewerkers. Het is een verantwoordelijke taak. Heb je andere mogelijkheden om aan extra man-/vrouwkracht te komen, dan is het dan ook verstandig om goed te overwegen of je met personeel aan de slag gaat. Anderzijds geeft het aannemen van medewerkers een extra vorm van voldoening: zeker als je een goeddraaiend team hebt, ersprake is van wederzijds respect en vertrouwen en je samen doelen bereikt die je in je eentje niet zo makkelijk gehaald zou hebben.

Bij het aannemen van personeel krijg je te maken met nieuwe facetten van het ondernemerschap. Hieronder vind je informatie over de belangrijkste zaken die je moet regelen en waar je rekening mee moet houden als werkgever.

Werven: hoe kom je aan personeel?
Je hebt personeel nodig, maar hoe pak je dat nou aan? Allereerst is belangrijk dat je een duidelijke functieprofiel en werknemersprofiel schetst, zodat je weet waar je naar op zoek bent. Heb je dit opgesteld dan ga je starten met het werven. Dit kan op verschillende manieren:

  • Eigen netwerk: Vraag rond in je eigen netwerk, misschien zijn er binnen je netwerk heel geschikte kandidaten te vinden of stelt iemand je een geschikte kandidaat voor. Deze vorm is geheel zonder kosten en vergt alleen wat inspanning.
  • Raamadvertentie Ligt je een bedrijfspand aan een drukke straat, dan loont het de moeite om een advertentie aan je raam te hangen. Dit kost weinig inspanning en geld, maar is een erg passieve manier van werven.
  • Internet Heb je een website dan is het verstandig om ook daar je vacatures te plaatsen. Je kunt ook gebruik maken van de vele vacaturebanken op het internet. Hier zijn vaak kosten aan verbonden, maar de doelgroep die je bereikt is vaak groot.
  • Personeelsadvertentie Je kunt een  personeelsadvertentie plaatsen in een regionaal of landelijk nieuwsblad. Het is wel een aanzienlijke kostenpost, zeker als je wil adverteren in landelijke dagbladen. De hoeveelheid werkzoekenden die je ooit bereikte via personnelsadvetenties in kranten etc. is in de loop der jaren afgenomen door het gebruik van internet.
  • Uitzendbureau Een uitzendbureau kan je vaak op korte termijn helpen bij het vinden van kandidaten. Dit is vooral handig bij tijdelijke personeelsbehoefte.
  • Wervingsbureau Deze methode wordt meestal ingezet als je zoekt naar hoger opgeleide mensen. Je betaalt het bureau een vergoeding als zij een geschikte kandidaat voor je hebben gevonden.
  • Arbeidsbureau Je kunt gratis een vacature opstellen bij het arbeidsbureau. Het enige wat zij aan je vragen is om inzicht te geven in de voortgang van het sollicitatieproces.
Het aanmelden van je medewerkers
Als je bij de start van je bedrijf personeel in diens neemt, meld je je direct aan als werkgever bij je inschrijving bij de Kamer van Koophandel. Je vult dan zowel het formulier ‘Voorbereiding Gemeenschappelijke Inschrijving‘ als het formulier ‘Meldingen Loonheffingen Aanmelding Werkgever‘ in.

Neem je niet direct, maar pas later personeel in dienst, dan meld je je bij de belastingdienst aan als werkgever voordat je personeel in dienst neemt. Er zijn echter situaties waarin je niet dit, maar één van de andere formulieren gebruikt. Je kunt daarover meer lezen op de site van de belastingdienst.

Na je aanmelding als werkgever krijg je het volgende van de belastingdienst:

  • Je loonheffingennummer Ddat je nodig hebt om aangifte loonheffingen te kunnen doen. Je vermeldt het ook op alle correspondentie met de belastingdienst.
  • Een aangiftebrief In deze brief staat over welke tijdvakken je aangifte moet doen. Ook als er nog geen werknemer bij je werkt terwijl je je wel al hebt aangemeld als werkgever, ben je verplicht om op tijd aangifte te doen!
  • Twee brieven als je voor jouw werknemer premies werknemersverzekeringen moet gaan betalen: eentje waarin staat bij welke sector je bent aangesloten en eentje brief met het percentage voor de gedifferentieerde premie Whk.

Voordat een werknemer bij je aan de slag gaat, moet je:

  • van je werknemer gegevens verzamelen die je onder meer nodig hebt voor het berekenen van de loonheffingen (loonbelastingverklaring).
  • de identiteit van je werknemer vaststellen en een kopie maken van een geldig identiteitsbewijs. De kopie bewaar je in je loonadministratie.

Bij de belastingdienst kunnen ze je meer vertellen over het administreren van je personeel.  Op de site weethoehetzit.nl vind je meer informatie over de sociale regelgeving die voor jou als werkgever van belang is en een stappenplan om de idententeit van je werknemer vast te stellen.

Wat kost dat nu, personeel?
Hou er als werkgever rekening mee dat je meer kwijt bent dan je denkt: ersoneel kost nu eenmaal meer dan alleen het brutosalaris. Wil je daarnaast niet te maken krijgen met een steeds wisselend bestand van medewerkers, zorg dan niet alleen voor een goede werksfeer, maar betaal hen marktconform .

De volgende personeelskosten komen (wellicht) voor:

  • Salaris (ten minste het wettelijk minimum (jeugd)loon, soms is er een bindende CAO van toepassing)
  • Vakantiegeld
  • Vakantiedagen
  • 13e maand
  • Winstuitkering
  • Provisie
  • Werkgeverspremies
  • Sociale verzekeringswetten
  • Collectieve verzekeringen
  • Pensioenregelingen
  • Reiskostenvergoeding
  • Onkostenvergoedingen (maaltijden, kinderopvang enz.)
  • Auto van de zaak
  • Opleidingen en cursussen
  • Kosten voor Arbodienst
  • Verzekeringen tegen ziekte en arbeidsongeschiktheid

Wil je checken of je marktconform betaalt? Vergelijk de beloningen van soortgelijke functies in personeelsadvertneites of verdiep je in salarisonderzoeken die binnen jouw branche zijn uitgevoerd. Voor een berekening van je totale loonkosten als werkgever kun je gebruik maken van deze rekenmodule.

Je personeelsadmnistratie: waar moet je aan denken?
Als je werknemers in dienst hebt, krijg je te maken met een personeelsadministratie. Zo moet je, zoals hierboven vermeld bij het artikel over het aanmelden van je personeel, in eerste instantie van iedere werknemer een kopie van een geldig legitimatiebewijs in je administratie hebben en een loonbelastingverklaring.

Verder zijn er nog de volgende verplichtingen:

  • Aangifte loonheffing en premies werknemersverzekeringen Periodiek ben je verplicht de ingehouden loonheffing aan de Belastingdienst af te dragen. Hiervoor moet je aangifte doen worden door middel van een aangiftebiljet. De loonheffing bestaat uit loonbelasting en premies volksverzekeringen.
    Daarnaast dien je ook de premies werknemersverzekeringen bij de belastingdienst af te dragen. Dit gebeurt via een elektronische aangifte op maandbasis.
  • Loonspecificatie en jaaropgave Als werkgever dien je bij de eerste loonbetaling een loonspecificatie aan je werknemers te verstrekken en daarna bij elke wijziging die zich voordoet ten opzichte van de vorige loonbetaling. Na een kalenderjaar ben je verplicht een jaaropgave te verstrekken aan je werknemers. Hierop staat in cumulatieven een totaal overzicht van o.a. uitbetaalde loon, loonheffing, arbeidskorting, loon zvw, premie zvw, loondagen, loonuren.   Op een loonspecificatie moet minimaal het volgende vermeld staan:
    • Brutoloon
    • Samenstelling van het loon (bijv. basisloon, garantieloon, prestatiebeloning, provisie, overwerk)
    • Bedragen die op het loon zijn ingehouden, zoals loonbelasting en premie volksverzekeringen
    • Overeengekomen arbeidsduur
    • Periode waar het loon betrekking op heeft
    • Het wettelijk minimumloon dat van toepassing is op deze persoon
    • Naam van jouw bedrijf en de naam van de werknemer
  • Loonstaten Voor iedere werknemer moet een loonstaat gemaakt worden. Hierin leg je de gegevens vast die van belang zijn voor de loonheffingen. Een loonstaat wordt na elk kalenderjaar opgesteld. De loonstaten moet je zelf aanschaffen en zijn onder meer te koop bij de kantoorboekhandel. Er bestaat een voorgeschreven model, dat je kunt downloaden op de site van de Belastingdienst. Je mag een eigen model gebruiken op voorwaarde dat die op een duidelijke manier minimaal dezelfde gegevens verschaft als de modelloonstaat.Er bestaat een bewaarplicht van 5 jaar voor de loonstaten en jaarlijks moet er een complete opgave gedaan worden bij het UWV en de Belastingdienst.
  • Arbeidsinspectie De loonadministratie wordt gecontroleerd door de arbeidsinspectie. Die ziet erop toe dat er binnen de wettelijke regels gehandeld wordt met betrekking tot loon, werktijden, vakantiegeld en arbeidsvoorwaarden. Bij een controle dien je als werkgever zoveel mogelijk te overleggen: werkroosters, personeelsdossier met de kopievan de legitimatie en LB-verklaringen, urenregistraties, arbeidscontracten, enz. Omdat de personeels- en loonadministratie nogal veel omvat, is het verstandig om dit uit te besteden aan een (salaris)administratiekantoor. Maak duidelijke afspraken over welke taken zij uitvoeren en wat jullie van elkaar verwachten.

De arbeidsovereenkomst: de afspraken tussen jou en je medewerkers
Een arbeidsovereenkomst kan zowel mondeling als schriftelijk zijn. Beide zijn bindend, alleen kun je een mondelinge overeenkomst moeilijk bewijzen. Een schriftelijke arbeidsovereenkomst is, hoewel niet verplicht, daarom wel verstandig. Leg afspraken met elkaar vast, zodat er geen onduidelijkheden zijn.

In een arbeidsovereenkomst moeten de volgende zaken vermeld worden:

  • Naam en adres van werkgever en werknemer
  • Locatie waar de arbeid verricht wordt.
  • Aard van het werk of functie van de werknemer
  • Arbeidsduur
  • Hoogte van het loon en de uitbetalingstermijn
  • Tijdstip van indiensttreding
  • Aanspraak op vakantie
  • Opzegtermijn
  • Duur van de proeftijd (indien van toepassing)
  • Concurrentiebeding (indien van toepassing)
  • CAO (indien van toepassing)
  • Pensioen (indien van toepassing)

Contractbeëindiging
Een beëindiging van de arbeidsrelatie die je hebt met je medewerkers kan op diverse manieren voorkomen. Het is niet altijd zo gemakkelijk gezien de wetgeving omtrent dit onderwerp.

Het kan op de volgende manieren gebeuren (bron: www.kvk.nl en www.werk.nl):

  • Beëindiging van rechtswege, een arbeidscontract met bepaalde tijd loopt af. Een arbeidscontract voor bepaalde tijd eindigt automatisch aan het einde van de afgesproken periode. Zet geen opzegbeding in een contract voor bepaalde tijd: dit contract eindigt automatisch. Als dit wel gebeurt, kan de rechter menen dat de partijen bedoeld hebben een contract voor onbepaalde tijd af te sluiten. Een ‘tussentijds opzegbeding’ opnemen kan wel. Pas ook hiermee op. Je kan dit pas gebruiken na het verkrijgen van een ontslagvergunning. Voor de werknemer geldt dit niet. Het is verstandig de werknemer tijdig duidelijk te maken dat het contract niet wordt verlengd. Als de partijen na de afgesproken termijn op dezelfde voet met elkaar blijven werken, dan wordt de overeenkomst automatisch voor dezelfde duur verlengd.
  • Beëindiging door wederzijds goedvinden, beide partijen gaan akkoord met beëindiging. Werknemer en werkgever kunnen een contract samen beëindigen, als ze het uitdrukkelijk eens zijn. Instemming van de werknemer moet duidelijk blijken uit verklaringen en gedrag. Inschakelen van het UWV of de rechter is niet nodig. De opzegtermijn geldt wel. Leg de afspraken vast in een beëindigings- of vaststellingsovereenkomst. Dit is een belangrijk bewijsstuk als er later toch discussie is. Een werknemer kan een WW-uitkering krijgen als de beëindiging met wederzijds goedvinden niet aan de werknemer te verwijten is. De beëindiging mag niet door (of op verzoek van) de werknemer plaatsvinden, als voortzetting voor de werkgever geen bezwaar is.
  • Beëindiging in de proeftijd, dit mag altijd zonder opgaaf van reden. Als er een geldig proeftijdbeding is, dan kunnen werkgever en werknemer de arbeidsovereenkomst onmiddellijk beëindigen, zonder tussenkomst van het UWV of rechter. Een proeftijd is geldig als:
    •  deze niet langer dan één maand duurt bij een contract voor bepaalde tijd met een looptijd korter dan twee jaar (behalve als er iets anders is bepaald in een CAO)
    • deze niet langer dan twee maanden duurt bij een contract voor onbepaalde tijd of bij contracten voor bepaalde tijd met een looptijd van twee jaar of langer
    • de proeftijd even lang is voor werknemer en werkgever
    • het onderdeel is van een schriftelijke overeenkomst.
  • Ontslag na opzegging, ontslagvergunning is vereist. In veel gevallen heeft de werkgever een ontslagvergunning van het UWV nodig voor het opzeggen van een arbeidsverhouding. De werkgever moet hiervoor een schriftelijke aanvraag indienen bij de afdeling Juridische Zaken van het UWV.
    • Ontslagaanvraag In de aanvraag staan de persoonlijke gegevens van de werknemer en de reden van het ontslag. Geldige ontslagredenen zijn onder meer: langdurige arbeidsongeschiktheid, veelvuldig ziekteverzuim, slecht functioneren, verwijtbaar gedrag of ontslag om bedrijfseconomische redenen.
    • Beslissing Vervolgens krijgt de werknemer de gelegenheid om op de ontslagaanvraag te reageren. Alle gegevens worden daarna voorgelegd aan de ontslagcommissie, die een advies uitbrengt. Vervolgens neemt UWV een beslissing.
  • Ontslag op staande voet, dit mag alleen als er sprake is van dringende redenen. Bij ontslag op staande voet eindigt het dienstverband onmiddellijk. Opzegging en toestemming van UWV of de rechter is niet nodig. Van geldig ontslag op staande voet is niet snel sprake. Het is de zwaarste sanctie door de werkgever. Er moet eerst bekeken worden of een laatste waarschuwing of de werknemer op non-actief stellen niet redelijker is. Als er toch ontslag plaatsvindt, moet dit zo snel mogelijk na het bemerken van het feit. De werkgever moet dus in korte tijd bewijs verzamelen, juridisch advies inwinnen en de werknemer eventueel een reactie laten geven. Vervolgens moet de werknemer duidelijk worden gemaakt waarom hij is ontslagen, bij voorkeur schriftelijk en aangetekend. De reden moet duidelijk worden vermeld. Er zijn veel gerechtelijke uitspraken over wat ‘tijdig’ ontslag is, en de geldige redenen hiervoor. Schakel altijd deskundige hulp in (zoals een rechtsbijstandverzekeraar of advocaat) voor het ontslag te geven.
  • Beëindiging door de kantonrechter. De prodedure via de kantonrechter is relatief eenvoudig. De onslagvergoeding staat vaak centraal bij deze procedure en de partijen worden meestal bijgestaan door een advocaat. De procedure start wanneer u een verzoekschrift indient bij de kantonrechter. Op www.werk.nl vind je meer informatie over ontslag via de rechter.
Geen personeel, maar samenwerken met freelancers en/of zzp'ers
Freelancers of zzp’ers (zelfstandigen zonder personeel) werken op opdrachtbasis zelfstandig voor meerdere opdrachtgevers. Er zijn verschillende voordelen voor het inhuren van freelancers of zzp’ers. Er is geen sprake van een arbeidsrelatie, dus je hebt ook niet te maken met het ontslagrecht, loonheffing en sociale premies.

Het enige risico dat hieraan kleft is de Belastingdienst en het UWV de freelancer of zzp’er ook moeten aanmerken als ondernemer. Doen zij dit niet dan kun je als opdrachtgever alsnog aangesproken worden voor loonheffingen en premies. Vraag daarom altijd bij je freelancer of zzp’er om een Verklaring Arbeids Relatie (VAR). Hiermee toont de freelancer aan of hij of zij door de belastingdienst als ondernemer aangemerkt wordt. Vanaf april 2016 wordt de VAR vervangen door ‘modelovereenkomsten per sector’.