Je administratie: de grote lijnen van je boekhouding

Of je het nu leuk vindt om te doen of er als een berg tegenop ziet, het bijhouden van je administratie is heel belangrijk voor je onderneming. Uit je boekhouding kun je opmaken wat je te besteden hebt, waar de eventuele problemen oop financieel gebied schuilen en of je winst of verlies draait. Je moet letterlijk en figuurlijk kunnen rekenen op je administratie!

Je bent als ondernemer verplicht je administratie minimaal 7 jaar te bewaren. Maar wat moet je nou exact bewaren? een hele lijst, eigenlijk alles wat te maken heeft met:

– het grootboek
– de debiteuren- en crediteurenadministratie
– de in- en verkoopadministratie
– de voorraadadministratie
– de loonadministratie

Bij een belastingcontrole wordt aansluiting gezocht tussen de aangiften, de jaaropgaven en de administratie. Je moet dus alle bonnen, facturen (inkoop en verkoop), investeringen, contracten, personeelsregistraties en gegevens bewaren.

Administratie voor de BTW
Voor de aangifte omzetbelasting dient uit je administratie te blijken hoeveel je aan BTW verschuldigd bent of recht op hebt. Daarvoor moet je het volgende bijhouden:

– Facturen die je uitschrijft
– Facturen die je moet betalen
– Uitgaven
– Ontvangsten
– Privé gebruik van goederen en diensten
– Invoer van goederen (in geval van zaken met buitenland)
– Uitvoer van goederen (in geval van zaken met buitenland)

Ondernemers die onder de kleine-ondernemersregeling van de Belastingdienst vallen hoeven minder of soms zelfs geen BTW te betalen. Verwacht je geen BTW te hoeven betalen vanwege deze regeling? Vraag de Belastingdienst dan om ontheffing van je administratieve verplichtingen voor de BTW .Je hoeft dan geen aangifte omzetbelasting in te vullen. Wel moet je facturen die je zelf ontvangt 7 jaar bewaren.

Bankboek
In je bankboek worden alle bij- en afschrijvingen geboekt en laat je banksaldo zien. Deze moet precies overeenkomen met je daadwerkelijke afschriften.

Kasboek
In het kasboek worden alle contante transacties bijgehouden. Het moet erg nauwkeurig bijgehouden worden (het liefst dagelijks) omdat achteraf altijd lastig te achterhalen is waar het geld ook alweer aan besteed is. Een kasverschil is daardoor snel gemaakt. Het spreekt voor zich dat een kassaldo nooit negatief kan zijn. De belastingdienst is hier erg alert op.

Jaarrekening
Een jaarrekening is een financieel overzicht van het afgelopen boekjaar. Het bestaat uit een balans, een resultatenrekening, toelichtingen op beide en soms een accountantsverklaring.

Balans
In de balans wordt een overzicht weergegeven van je schulden en bezittingen van de onderneming. Je bezittingen (activa) staan aan de linkerkant van de balans en je schulden (passiva) staan aan de rechterkant van de balans.

De resultatenrekening
De resultatenrekening (winst- en verliesrekening) is een overzicht van inkomsten en uitgaven, eindigend met een behaalde winst of verlies van dat boekjaar.

Boekhouder of accountant?

Om kosten te besparen is het verstandig om zoveel mogelijk zelf te doen. Je krijgt zelf ook een beter inzicht in je eigen bedrijf als je zelf de administratie voert. Maar soms wordt het óf te ingewikkeld óf je hebt er geen tijd voor. Dan wordt het tijd om een derde partij in te schakelen.

Heb je een klein bedrijf met een overzichtelijke administratie, dan kun je volstaan met een administratiekantoor, waarbij de boekhouder jouw administratie voert. Is je bedrijf wat groter of heb je te maken met een complexe financiële administratie, dan kan het raadzaam zijn om een accountant of fiscalist in de arm te nemen.
Kijk voor meer informatie en tips over je financiële administratie en boekhouding bij de columns van Willie Rückert van R&B administratie .

Debiteuren- en crediteurenbeheer

Crediteuren
Belangrijk is natuurlijk dat je ook op je eigen betaaltermijnen let. Ook jij moet voldoen aan de betalingstermijn die je crediteuren je opleggen. Als je merkt dat je uitloopt in je rekeningen betekent het dat je alerter moet worden.

Neem je facturen niet klakkeloos aan, ook je leveranciers maken fouten. Er zijn bedrijven die spookfacturen sturen, bedrijven die zich voordoen als een ander bedrijf en gokken op de niet-alerte ondernemers.

Wees in geval van herinneringen en aanmaningen waakzaam op dubbelbetalingen. Een goed crediteurenbeheer is belangrijk. Veel administratiepakketten bieden goede mogelijkheden hiervoor.

Debiteuren
Houd er altijd rekening mee dat facturen later worden betaald dan je wilt. De gemiddelde betaaltermijn is ongeveer 45 dagen. Je kunt veel schade ondervinden van te late betalingen of erger nog, debiteuren die helemaal niet betalen. Om de risico’s zoveel mogelijk te beperken kun je het volgende doen:

Levering- en betalingsvoorwaarden opstellen
Hierin vermeld je onder welke voorwaarden jij een product of dienst levert. Vermeld je betalingstermijnen en de consequenties wanneer deze termijnen niet gerespecteerd worden. Zorg altijd dat je klanten je algemene leverings- en betalingsvoorwaarden vooraf hebben gelezen. Vaak worden ze vermeld op de achterzijde van een factuur.
Het is geen garantie dat je debiteuren er zich aan houden, maar het kan preventief werken.

Rente in rekening brengen
Indien een klant zijn betalingstermijn overschrijdt, stuur dan in ieder geval direct een herinnering. Je mag een wettelijke rente in rekening brengen. Uit klantvriendelijk oogpunt gebeurt dit in praktijk pas bij een tweede herinnering. De wettelijke rente is een rentepercentage dat door de rijksoverheid wordt vastgesteld. Er zijn twee tarieven:

1. De hoge wettelijke rente voor handelstransacties
Het percentage voor de hoge wettelijke rente wordt elk halfjaar vastgesteld. De hoogte ervan is gelijk aan de marginale toewijzigingsrente van de Europese Centrale Bank plus zeven procent. Als de marginale toewijzingsrente dus 3% is, dan is de wettelijke rente: 3% + 7% = 10%.
2. De lage wettelijke rente voor consumententransacties
De lage wettelijke rente bij levering aan consumenten wordt berekend door 2,25 % op te tellen bij de herfinancieringrente van de Europese Centrale Bank.
Partijen kunnen bij het sluiten van een overeenkomst ook een hoger of lager rentepercentage afspreken.

Deurwaarder of incassobureau inschakelen

Zodra klanten na diverse waarschuwingen weigeren te betalen, is het aan te raden om een derde partij in te schakelen. Wat is nou precies het verschil tussen een deurwaarder en een incassobureau?

– Een incassobureau is een bedrijf dat schulden int namens anderen en heeft geen wettelijke status. Iedereen kan een incassobureau oprichten en daarom mag hij/zij geen dwangmiddelen inzetten, zoals beslaglegging.

– Een deurwaarder heeft wel die wettelijke status, maar heeft bij beslaglegging vaak wel een vonnis nodig van de rechter.

Voordat je een incassobureau of deurwaarder inschakelt, is het verstandig je klant van tevoren een sommatiebrief te sturen waarin je hem of haar waarschuwt voor deze stap.

Tips:
– Maak een inschatting van de kans op succes. Kosten kunnen hoger oplopen dan de hoogte van het te innen bedrag.
– Spreek duidelijk af met dergelijke partijen wat zij in rekening brengen bij een succesvolle incasso én bij een niet succesvolle incasso.
– Kies een incassobureau dat bekend is, bijvoorbeeld aangesloten bij de NVI (Nederlandse Vereniging van Incasso-ondernemingen)

Uitbesteden van debiteurenbeheer
Factoring is een manier om jouw debiteurenbeheer volledig aan een andere partij over te laten. Je debiteurenbestand wordt door een bank of factormaatschappij in beheer genomen en zij nemen het risico dat debiteuren niet betalen van je over. Hiervoor betaal je een vergoeding. De factormaatschappij betaalt dan een bepaald percentage van het factuurbedrag direct aan jou.