Checklist formaliteiten: klaar voor de start? Af!

Je bent zover! Je gaat beginnen, eventuele investeerders staan achter je, misschien heb je het geld al op de bank, veel processen heb je al op gang gebracht en allerlei partijen staan al in de startblokken. Dan hier nog even een checklist van allerlei formaliteiten waar je zeker aan moet denken:

    Inschrijving Kamer van Koophandel
Je kunt je bedrijf vanaf één week voor de start tot een week erna inschrijven bij de Kamer van Koophandel. Dit moet je persoonlijk doen. Je zult merken dat je bij bijna alles wat je voor je onderneming aanschaft of bij het aangaan van contracten om een KvK-nummer wordt gevraagd. Ook je eigen facturen moet je voorzien van een KvK-nummer. Lees dit artikel over de Kamer van Koophandel voor meer informatie

    Aanmelden bij de belastingdienst
Afhankelijk van de rechtsvorm die je kiest voor je onderneming, verloopt je aanmelding bij de belastingdienst via de Kamer van Koophandel of moet je er zelf achteraan. Start je een eenmanszaak, een VOF, een CV of een maatschap dan kun je je aanmelding bij de belastingdienst tegelijk regelen met je inschrijving bij de Kamer van Koophandel. Een BV of NV moet je melden bij de belastingdienst. Freelancers en ZZP’ers dienen een VAR-verklaring te regelen bij de belastingdienst. Na april 2016 is dit niet meer nodig.

Na je aanmelding bepaalt de belastingdienst voor welke belastingen je in aanmerking komt (Inkomstenbelasting, Omzetbelasting, Loonbelasting, Vennootschapsbelasting, enz). Je krijgt vervolgens een BTW-nummer en eventueel LB-nummer toegekend. Het BTW-nummer moet je altijd op je facturen vermelden.  Lees dit artikel over de belastingdienst voor meer informatie.

    Aanmelding bedrijfschap of productschap

Veel branches hebben een bedrijfschap of een productschap. Als jouw branche dat heeft, is lidmaatschap wettelijk verplicht. De bedrijfs- of productschappen vertegenwoordigen de belangen voor ondernemers in de betreffende branche en organiseren verschillende activiteiten, zoals scholing of publiciteit. Je betaalt hiervoor contributie. Jouw bedrijf kan in meerdere bedrijf- of productschappen vallen.

    Vergunningen
Let goed op de vergunningen die je nodig hebt binnen je onderneming. Voor elke ondernemer is dit afhankelijk van het soort bedrijf en de activiteiten die je uitoefent. Denk bijvoorbeeld aan een bouwvergunning, milieuvergunning, horeca- en/of drankvergunning.

    Overige verplichte contributies
Als je muziek of video’s in je bedrijf wilt draaien of gebruik maakt van een kopieermachine, ben je verplicht om daar vergoeding voor te betalen. Het gaat namelijk om het gebruik van andermans werk. Voor muziek draag je vergoeding af aan Buma/Stemra en Sena, voor video’s aan Videma en voor het kopiëren aan stichting Reprorecht.

    Overige wettelijke autoriteiten
In sommige branches heb je te maken met overheidsautoriteiten die toezien op de naleving van regels. Bijvoorbeeld de Voedsel- en Warenautoriteit voor onder andere horecabedrijven en Verispect die namens de Rijksoverheid toezicht houdt op de naleving van verschilende wetten en regelgevingen zoals de metrologiewet, de wet op de kansspelen en de waarborgwet.

    Diploma’s en certificaten
Bepaalde bedrijfstakken vereisen dat je als eigenaar een vakdiploma hebt behaald. Voorbeelden hiervan zijn bijvoorbeeld advocaten,  beveiligers, geneeskundigen, enz. Daarnaast zijn er branches die nog extra eisen stellen op dit gebied, zoals bijvoorbeeld het diploma Sociale Hygiëne voor de horeca. Maar het kan ook zijn dat je verplicht bent om het diploma Bedrijfshulpverlening te hebben omdat jouw bedrijf een bepaald aantal personeel of bezoekers heeft. Vraag na welke diploma’s en certifcaten je nodig hebt voor jouw onderneming.

    Financiering
Heb je een schriftelijke akkoord gekregen voor de finaciering die je aanvroeg om te starten, dan kun je gaan investeren. Zolang de financiering nog niet zeker is, teken je contracten dan altijd onder voorbehoud van financiering. Lees het artikel over mogelijke financieringsvormen voor meer informatie.

    Verzekeringen
Heb je gedacht aan je verzekeringen? Al voordat je start loop je enige risico’s. Situaties als een bedrijfspand, personeel, import/export brengen hoge risico’s mee. Vooral het moment waarop de dekking van de verzekering ingaat, kan cruciaal zijn in sommige gevallen. In het artikel Verzekeringen vind je extra informatie.

    Eerstedagsmelding personeel
Als je personeel aanneemt, komt daar veel bij kijken. Lees voor meer informatie het artikel over Personeel.

    Arbowet
Heb je personeel in dienst, dan ben je volgens de Arbowet verplicht om je deskundig te laten ondersteunen bij het arbo- en verzuimbeleid. Je hebt de keuze om dit intern of extern te laten doen door een arbeidsdeskundige of door een arbodienst.

    Administratie voeren
Je bent wettelijk verplicht om een administratie te voeren. En je hebt een bewaarplicht van 7 jaar. De administratie is natuurlijk ook van belang voor jezelf. Een goed bijgehouden administratie geeft je inzicht, overzicht en biedt je de mogelijkheid om tijdig beslissingen te nemen. Zie ook het artikel over Administratie.

    Aangiftes belastingdienst
De belastingdienst eist dat je op vaste momenten in het jaar aangiftes doet van onder andere BTW, loonbelasting, vennootschapsbelasting en/of inkomstenbelasting. Let goed op je uiterste aangiftedata, want de belastingdienst kent je zeer makkelijk boetes en rentes toe. Zie ook ons artikel over de Belastingdienst en lees de columns van Willie Rückert voor meer informatie over het invullen van de belastingpapieren.